怎样做好投诉处理工作

1. 怎样做好投诉处理工作

怎样做好投诉处理工作

一、让客户发泄；
通常客户会带着怒气投诉或抱怨，这是十分正常的现象，此时服务人员首先应当态度谦让地接受客户的投诉和抱怨，引导客户讲出原因，然后针对问题解决。这种方法适用于所有抱怨和投诉处理，是采用最多的一种方法。这种方法应把握三个要点：一听，认真倾听客户的投诉或抱怨，搞清楚客户不满的要点所在；二表态，表明对此事的态度，使客户感到你有诚意对到他们的投诉或抱怨；三承诺，能够马上解决的当时解决，不能马上解决的给一个明确的承诺，直到客户感到满意为止。
二、委婉否认法；
使用委婉否认法避免陷入负面评价就是当客户提出自己的购买异议后，服务人员肯定对方的异议，然后再陈述自己的观点。这种方法特别适用于澄清客户的错误想法、鼓励客户进一步提出自己的想法等方面，常常起到出人意料的显著效果。适用委婉否认法，应注意以下几个方面：特别适用于主观自负且自以为是的客户，这种方法的表达句型是“是的，但是”，但这种语型暗示着极强烈的否认法，因此，应用时可将其改为较委婉的“是……而……”句型，还可以使用“除非……”的句型，尽量避免出现“但是”。
三、转化法
这种方法适用于误解所导致的投诉或抱怨，因此处理这种抱怨时应当首先让客户明白问题所在，当客户明白是因为误解导致争议时，问题也就解决了。
应用此法应注意以下几点：
1、服务人员经验丰富。采用转化法的服务人员，必须经验丰富，精通促销和服务技巧，因为只有这样的服务，才能察言观色，当机立断，适时巧妙地将客户误解转化。
2、转化方式轻松自然。这种方法运用恰当，客户会理解，若转化不当，则会弄巧成拙，使客户更生气，反而会增加阻力。因此，服务人员在用此法时应心平气和，即使客户异议明显缺乏事实根据，也不能当面驳斥，而应旁敲侧击去疏导、启发和暗示。
四、主动解决问题，承认错误；
如果产品瑕疵或服务质量不能令客户满意，就应当承认错误，并争取客户谅解，而不能推卸责任，或者寻找借口，因为理在客户，任何推诿都会使矛盾激化。承认错误是第一步，接着应当在明确承诺的基础上迅速解决问题，不能推延时间，在事发的第一时间解决问题成本会最低，客户会最认可。一旦时间长了就会另生事端。

2. 企业如何做好投诉预防工作

1、放慢说话语速。降低说话声音。　　2、对误会或不足之处表示歉意。　　3、详细了解顾客的要求，仔细听取顾客的抱怨和意见。　　4、详细记录，认真分析， 与其它成员和店长协商最佳解决办法并汇报。　　5、向顾客推荐、介绍相应解决措施。　　6、跟踪顾客投诉至实际解决为止，并得到顾客的谅解，最终做到让顾客满意。【摘要】
企业如何做好投诉预防工作【提问】
您好，亲，很高兴为您解答。亲  企业如何做好投诉预防工作【回答】
1、放慢说话语速。降低说话声音。　　2、对误会或不足之处表示歉意。　　3、详细了解顾客的要求，仔细听取顾客的抱怨和意见。　　4、详细记录，认真分析， 与其它成员和店长协商最佳解决办法并汇报。　　5、向顾客推荐、介绍相应解决措施。　　6、跟踪顾客投诉至实际解决为止，并得到顾客的谅解，最终做到让顾客满意。【回答】

3. 求投诉管控工作总结

主要写一下主要的工作内容，如何努力工作，取得的成绩，最后提出一些合理化的建议或者新的努力方向。。。。。。。
工作总结就是让上级知道你有什么贡献，体现你的工作价值所在。
所以应该写好几点：
1、你对岗位和工作上的认识2、具体你做了什么事
3、你如何用心工作，哪些事情是你动脑子去解决的。就算没什么，也要写一些有难度的问题，你如何通过努力解决了
4、以后工作中你还需提高哪些能力或充实哪些知识
5、上级喜欢主动工作的人。你分内的事情都要有所准备，即事前准备工作以下供你参考：
总结，就是把一个时间段的情况进行一次全面系统的总评价、总分析，分析成绩、不足、经验等。总结是应用写作的一种，是对已经做过的工作进行理性的思考。
总结的基本要求
1．总结必须有情况的概述和叙述，有的比较简单，有的比较详细。
2．成绩和缺点。这是总结的主要内容。总结的目的就是要肯定成绩，找出缺点。成绩有哪些，有多大，表现在哪些方面，是怎样取得的；缺点有多少，表现在哪些方面，是怎样产生的，都应写清楚。
3．经验和教训。为了便于今后工作，必须对以前的工作经验和教训进行分析、研究、概括，并形成理论知识。
总结的注意事项： 　　
1．一定要实事求是，成绩基本不夸大，缺点基本不缩小。这是分析、得出教训的基础。 　 　
2．条理要清楚。语句通顺，容易理解。
3．要详略适宜。有重要的，有次要的，写作时要突出重点。总结中的问题要有主次、详略之分。
总结的基本格式：　
1、标题 　　
2、正文 　 　
开头：概述情况，总体评价；提纲挈领，总括全文。 　　
主体：分析成绩缺憾，总结经验教训。 　　
结尾：分析问题，明确方向。 　 　
3、落款 　　

4. 如何积极做好客户投诉工作

一、引发客户投诉的主要原因。 从目前县局（营销部）来看，引发客户投诉的因素很多，一般来说主要有以下几种：一是货源供应不足，尤其是紧俏烟供应不足易引发客户的投诉。由于紧俏烟在消费者中消费习惯的形成，需求量与日俱增，供不应求，致使许多客户不理解打电话投诉。二是新办证户引发投诉，由于市场竞争的日益明显，同行是冤家的思想越来越浓，客户出于自身利益而故意刁难，对自己利益造成影响的新办证户，无论是否符合条件而去投诉。三是服务工作不到位，导致客户产生不满。如在送货过程中，由于有时送货车辆不能抵达客户门前，请客户到车前拿货，而客户有时一时走不开，造成情绪不满从而投诉。四是客户自身的盲目投诉，由于有的客户对烟草行业业务知识的一知半解，从而产生理解分歧造成投诉。如在电子结算工作中，有时客户误认为银行多扣款的问题。还如，有的客户卷烟被不法分子调包，而误认为是烟草公司所送，而引发投诉。 二、正确处理客户投诉的方法。如何妥善处理客户投诉，使一些趋于激化的矛盾及时得到化解，从而“化干戈为玉帛”，让客户不悦而来，满意而归，主要应从以下几点开展工作的，即“诚、信、坚、韧”。 “诚”即要以诚相待，换位思考，以心交心。首先，工作人员对客户投诉要有正确的认识。客户投诉并不全都是麻烦事，相反有些能在一定程度上促进公司更好地开展工作。其次，对投诉的客户要有诚意，要把他们当作朋友，尊重他们，不要怀着一种敌意或居高临下的心态而处处设防，不能心里想着如何对付客户的投诉，而是站在对方的角度多考虑问题。第三，要尽力营造一种宽松的接待氛围和环境，让客户感觉到一种宾至如归的感觉，从而让一次次投诉在一种轻松、友好的谈心、聊天过程中结束。 “信”即信守承诺，一言九鼎。处理一些客户投诉切忌做表面文章，应付了事，对客户提出的问题和要求，能立即解决的就立即解决，要一定时间的就要做好解释，争取及时解决，不要拖沓消极，出尔反尔，这样会失去客户对公司的信任。 “坚”即坚持原则，立而不乱。一般而言，卷烟客户由于各种原因，经常会出现一些过激的投诉行为。对此，接待人员首先要心中有数，要有主见，千万不能乱了阵脚，而让一些存心取闹的客户有机可乘。如有一次，一位客户来局（营销部）反映，说烟草公司送假烟。他讲：“一位消费者到他门市买特长一品梅，结果抽了发现是假的。”于是他就到公司来大喊大叫，说烟草公司卖假烟，要找个说法。针对这种情况，工作人员要心平气和对待，先让他发泄内心的不满。等他结束后，工作人员首先向其肯定地回答烟草公司是绝不可能送假烟的。然后仔细帮助他分析出现假烟的情况，首先要对消费者的说法表示否定，因为判断烟的真假不是消费者说了算，需要通过检测鉴定。再者如果鉴定确实为假烟，那就要分析他什么时间被调包的。晓之以理，动之以情地帮助他。最终他还是回想起有一次特长一品梅被消费者购买后又退回的现象。 “韧”即坚持不懈，耐心细致。一些投诉不是一次两次就能解决的，而要反复上门做解释说服工作。如该县高沟一卷烟零售户投诉新办证不合理现象，他们当即派中队上门为其查看，并做好说服解释工作，当时该客户也认同。但事后，他又打电话到市局投诉，于是他们又再次登门为其做好解释与说服工作，使其满意。其实该客户完全是出于自身利益而故意刁难。 三、减少客户投诉的做法。 客户的投诉是处理完了，但是我们回过头了想一想，真正要做的工作是如何在以后的工作中减少客户投诉。 首先要树立“与客户共创成功”的营销服务理念。零售客户是我们烟草行业的服务终端，他们是我们的生存之本，我们应该与他们形成利益共同体，想客户所想，谋客户所需。只有在思想上与行动上达成共识，与客户共创成功，我们才能服务好客户，他们的满意才是我们最大的心愿。 其次强化服务意识，提高客户满意度。随着烟草行业的发展和服务理念的不断深入，服务在卷烟营销实践中已经深入人心，对客户实施个性化和差异化服务，是强化客户关系，保障客户权益的重大举措，是客户满意的基础和前提。 1、 注重细节，一丝不苟。任何工作都是由许多细节组成，细节决定了服务的效果。我们要要求一线员工，在与客房户接触过程中，注意每一个细小的环节，如亲切的称呼，会意的眼神，甜蜜的微笑，友好的提醒等亲和行为都会将烟草企业的真诚服务传递给给每一位客户，每一次细微的服务都将承载烟草员工浓浓的亲情。 2、真情沟通，亲情交流。沟通是实现亲情服务的关健。在客户服务中，所需要的不仅仅是传统信息接受的沟通，更是需要去关心客户、打动客户的心，这是有效沟通的一把钥匙。一旦缺乏关心客户，为客户着想的意愿时，就会在客户和你之间架起一道无形的墙。因此，要先用关心和热诚去推倒这堵墙，和客户进行感情上的沟通，即使不说什么，客户也能感受到来自于我们的关心和热诚。 3、换位思考，用心感知。客户是我们服务的终端，是企业赖以生存和发展的基础，是企业的财富。他们时刻要求员工要以客户为中心，站在客户的角度，通过主动的观察、细致的询问、亲切的交谈，善意的提醒等，创造和谐氛围，掌握客户信息，把握客户需求，悉心感知客户期望。服务必须发自内心，作为企业员工自己意愿上应该乐于为客户服务，并给他们带来快乐。客户服务就像是“回音壁”，你越是爱你的客户，客户给你的爱也越多。要想让客户对我们的工作满意，我们首先要让客户满意，这是简单的因果关系，我们在“播种”的同时，也种下了自己的未来。 第三加强内部管理，提供员工素质。尽心尽责是对员工的基本要求。要求员工应该热忱对待工作，认真履行岗位职责与服务流程。严格遵守服务承诺，恪守职业道德，争先创优，出色完成任务，让领导放心，让客户满意。 精湛的服务技能是提高客户服务水平的有力支撑。要求员工必须紧跟烟草发展的步伐，抽时间、挤时间加强业务学习，精通专业知识，拓展服务技能，熟练掌握沟通技巧，炼就过硬的服务本领，不断满足客户日益增长的服务需求。烟草员工作为烟草公司的形象代言人，一举首一投足都代表了烟草的形象，因此要求员工的言行举止都应该文明、大方、得体，而且要让客户感觉到自己就是他们中间的一员。

5. 如何进行投诉

6. 如何应对投诉

处理好会员和其他客人的投诉，是球会获得一个稳定顾客群的关键之一。
你的会员可能会投诉果岭的状况不佳，可能会和你的维修工人发生争执，甚至可能在你面前挥舞着刚刚被灌溉喷头撞坏的挖起杆要你赔偿，无论发生什么事，其根本原因是什么，会员一旦产生了投诉的念头，他们的怒火都会直接指向管理层和球会，作为球场管理人员，你每天除了要面对繁重的日常工作，还要应对种突如其来的烦心事，你必须拥有沟通的技巧和控制大局的能力，从而避免事件升级。以下就是几点从专家得来的有效建议：
一、你必须表现得专业、镇定。如果在会员的怨气前，你变得像一个小孩一样手足无措，投诉者就会在这次交涉中占有压倒性的主导权，又或者会觉得你没有解决问题的能力而更加愤怒。这并不是要你在投诉者前表现得过分强硬。因为顾客是你的衣食父母，他们的投诉可能就是因为觉得自己不被球会或员工尊重，如果你能在处理投诉的过程中保持对对方的尊重，时刻表现得不卑不亢又能专心致志地聆听对方的问题，那你在这场交涉中便占得了先机。
二、保持微笑。很多服务性行业的企业都会在员工休息室树立一面镜子，每一位员工上班前必须面对镜子练习微笑，这向我们传达这样一个消息：服务性行业（包括高尔夫球会）就是为顾客带来快乐，这种快乐的传递首先体现在前线员工的形象和态度上，就算不是面对投诉，微笑都是对你和你的员工最基本的要求。
三、不要把问题踢给别人。就算遇到的问题超出了你的能力范围，你要做的依然是细心聆听，然后把适当的同事带来为投诉者解决问题，记住，是你去替投诉者找适合的解决人员，而不是让投诉者自己去找某某部门、某某经理。谁喜欢自己想皮球一样被踢来踢去，更何况他已经一肚子怒火。
四、道歉。道歉并不是一位顾客在这件事情上是正确的，你道歉是因为这次不愉快事件为双方的合作关系带来不利的影响。
六、表现出同情但不要投诉者庇护，要让投诉者知道你能明白他的处境和需要；让他们感到真挚的关怀而不是虚情假意。
七、思考你可以做到的解决方法。没有比立刻为投诉者解决问题更易让矛盾化解的，但千万要向会员许下不切实际或不能达成的诺言。
八、做笔记。如果其他人更适合解决这个问题，你的笔记将大派用场。如果顾客被迫向另一个人重复刚才的问题，只会让情况更加糟糕。
十一、履行诺言。将你想投诉者的承诺付诸行动---一件小礼物、一份解决问题的意见书等，让客人觉得自己被重视，这样能有效挽回球会在这次冲突中损失的分数。
十二、让投诉者知道的名字。在整个交涉的开始之前，你应该首先向投诉者表明你的身份；在沟通结束后再次重负的名字和职衔，这样能让顾客觉得投诉有门，而且可以使他们要了解事情进展有联络的对象。
作为服务性行业，顾客的投诉是难以避免的。

7. 如何进行投诉

一、关于投诉主体的资格认定
根据《工程建设项目招标投标活动投诉处理办法》(以下称《处理办法》)第三条规定,投标人和其他利害关系人认为招标投标活动不符合法律、法规和规章规定的,有权依法向有关行政监督部门投诉。 其中所称其他利害关系人是指投标人以外的,与招标项目和招标活动有直接或间接利益关系的法人、其他组织和个人。 同时,第十二条规定,有下列情形的投诉不予受理:投诉人不是所投诉招标投标活动的参与者或者与投诉项目无任何利害关系。 由此,具备投诉主体资格的投诉人应当是投标人或者与本次招投标活动具有直接或间接利害关系的人,如无任何利害关系则不能作为投诉主体。 二、关于投诉书的形式要求
《处理办法》第七条规定,投诉人投诉时,应当提交投诉书。投诉书应当包括下列内容: (一)投诉人的名称、地址及有效联系方式; (二)被投诉人的名称、地址及有效联系方式; (三)投诉事项的基本事实； (四)相关请求及主张; (五)有效线索和相关证明材料。 投诉人是法人的,投诉书必须由其法定代表人或者授权代表签字并盖章;其他组织或者个人投诉的,投诉书必须由其主要负责人或者投诉人本人签字,并附有效身份证明复印件。 投诉书有关材料是外文的,投诉人应当同时提供其中文译本。 该办法第十条规定,投诉人可以直接投诉,也可以委托代理人办理投诉事务。代理人办理投诉事务时,应将授权委托书连同投诉书一并提交给行政监督部门。授权委托书应当明确有关委托代理权限和事项。 二、关于投诉的程序 《处理办法》第九条规定,投诉人应当在知道或者应当知道其权益受到侵害之日起十日内提出书面投诉。 该办法第十一条规定,行政监督部门收到投诉书后,应当在五日内进行审查,视情况分别做出以下处理决定: (一)不符合投诉处理条件的,决定不予受理,并将不予受理的理由书面告知投诉人; (二)对符合投诉处理条件,但不属于本部门受理的投诉,书面告知投诉人向其他行政监督部门提出投诉; 对于符合投诉处理条件并决定受理的,收到投诉书之日即为正式受理。 该办法第二十一条规定,负责受理投诉的行政监督部门应当自受理投诉之日起三十日内,对投诉事项做出处理决定,并以书面形式通知投诉人、被投诉人和其他与投诉处理结果有关的当事人。 情况复杂,不能在规定期限内做出处理决定的,经本部门负责人批准,可以适当延长期限,并告知投诉人和被投诉人。 四、关于不予受理的情形 《处理办法》第十二条规定,有下列情形之一的投诉,不予受理: (一)投诉人不是所投诉招标投标活动的参与者或者与投诉项目无任何利害关系的; (二)投诉事项不具体,且未提供有效线索,难以查证的; (三)投诉书未署具投诉人真实姓名、签字和有效联系方式的；以法人名义投诉的,授诉书未经法定代表人签
字并加盖公章的; (四)超过投诉时效的； (五)已经作出处理决定,并且投诉人没有提出新的证据的; (六)投诉事项已进人行政复议或者行政诉讼程序的。 五、投诉的撤回 《处理办法》第十九条规定,投诉处理决定做出前,投诉人要求撤回投诉的,应当以书面形式提出并说明理由,由行政监督部门视以下情况,决定是否准予撤回: (一)已经查实有明显违法行为的,应当不准撤回,井继续调查直至做出处理决定; (二)撤回投诉不损害国家利益、社会公共利益或者其他当事人合法杖益的,应当准予撤回,投诉处理过程终止。投诉人不得以同一事实和理由再提出投诉。 六、投诉处理决定书的内容 《处理办法》第二十二条规定,投诉处理决定应当包括下列主要内容: (一)投诉人和被投诉人的名称、住址; (二)投诉人的投诉事项及主张; (三)被投诉人的答辩及请求; (四)调查认定的基本事实; (五)行政监督部门的处理意见及依据； 七、关于投诉举证问题 《处理办法》第七条规定,投诉人需提供有效线索和相关证明材料。 该办法第十六条规定,在投诉处理过程中,行政监督部门应当听取被投诉人的陈述和申辩,必要时可通知投诉人和被投诉人进行质证。 八、对于行政监督部门不作为或对处理决定不服的处理 《处理办法》第二十五条规定,当事人对行政监督部门的投诉处理决定不服或者行政监督部门逾期末做处理的,可以依法申请行政复议或者向人民法院提起行政诉讼。(作者:孟慧玲 单位:北京市中银律师事务所)

8. 投诉职能部门最有效的方式

1、首先得明确投诉那个部门。如果投诉政府下属的某个局委，可以在本级政府行风投诉在线网站上投诉，上级管下级。如果投诉政府本身，那就必须到上一级政府网站投诉了。2、其次，明确投诉的是部门集体还是某个公务员。如果仅仅是某些公务员自身违规违法，投诉到同级纪检监察部门的举报中心或者检察院举报中心更为快捷有效。如果是部门整体违规，投诉作用就不大了，只能向这个部门的上级机关投诉或者直接向法院起诉。法律依据：《中华人民共和国行政诉讼法》第十二条人民法院受理公民、法人或者其他组织提起的下列诉讼：（一）对行政拘留、暂扣或者吊销许可证和执照、责令停产停业、没收违法所得、没收非法财物、罚款、警告等行政处罚不服的；（二）对限制人身自由或者对财产的查封、扣押、冻结等行政强制措施和行政强制执行不服的；（三）申请行政许可，行政机关拒绝或者在法定期限内不予答复，或者对行政机关作出的有关行政许可的其他决定不服的；（四）对行政机关作出的关于确认土地、矿藏、水流、森林、山岭、草原、荒地、滩涂、海域等自然资源的所有权或者使用权的决定不服的；（五）对征收、征用决定及其补偿决定不服的；（六）申请行政机关履行保护人身权、财产权等合法权益的法定职责，行政机关拒绝履行或者不予答复的；（七）认为行政机关侵犯其经营自主权或者农村土地承包经营权、农村土地经营权的；（八）认为行政机关滥用行政权力排除或者限制竞争的；（九）认为行政机关违法集资、摊派费用或者违法要求履行其他义务的；（十）认为行政机关没有依法支付抚恤金、最低生活保障待遇或者社会保险待遇的；（十一）认为行政机关不依法履行、未按照约定履行或者违法变更、解除政府特许经营协议、土地房屋征收补偿协议等协议的；（十二）认为行政机关侵犯其他人身权、财产权等合法权益的。除前款规定外，人民法院受理法律、法规规定可以提起诉讼的其他行政案件。