董事会秘书工作指南？
2024-05-12 03:40
1. 董事会秘书工作指南？
什么是工作指南呢? 下面是我为你整理的，希望对你有用! 一、 负责每天、每周、每月的常规汇总工作。 二、 负责起草社联的各项工作汇报。 三、 负责社联档案的印发如：策划书、总结书等。 四、 负责各项会议的记录工作协调主席健全社联各项规章制度。 五、 负责各种例会的考勤。 六、 负责办公室的值班情况及处理相关的日常事务。 七、 负责传达各项通知，包括口头传达、手机传达等方式如开会的时间、场地等 八、 加强各部之间的联络，蒐集同学的意见，及时反馈，取长补短。 九、 制定社联的工作方针政策，协调和督促各部门履行职责。 十、 定期的向老师、主席汇报有关工作等。 一、值班要求 值班时间：周日至周四晚7:00—8:30 周五12:30—13:30 值班地点：南山书院社联办公室南山书院208教室 值班人员：秘书处成员及各部成员 一值班规定 1、值班人员不得无故迟到，早退或旷到，因故不能及时值班需事先向秘书长申请调岗，否则一律按旷到处理。遵守值班秩序，不得吵闹、喧哗，维护社团联合会的形象。 2、要保持值班记录本的整洁条理性，认真做好值班记录 3、不得把与工作无关的人员带到办公室逗留。不得随意翻看相关资料，不得将同学的个人资料透露给其他人。 4、对外来人员及电话需做好接待工作，对于所提问题或要求的工作及时解决，不能解决的要及时传达给秘书长或主席，并做好详细记载。 5、值班人员有责任管理和爱护办公室的公物，如有借用，在确定借者身份后方可借出，并做好相关记录借出物品名称，日期，数量，借出人，归还时间，若在当时没有归还的应催还或移交下一值班人员，并向办公室汇报。 6、作好交接班工作，本班未完成的工作与下一班进行准确无误的交接。值班结束时保证办公室内卫生和物品摆放整齐，注意关掉各种电器，锁好门窗。 二、人员通知 一通讯录更新 1、定期确认各中心主要成员有无人员和联络方式的变动，及时修改。 2、在右下角标注日期，方便日后整理。 二发放通知 1、时间要求：最晚提前一天通知。 2、内容格式：说明时间、地点、活动内容。若用简讯通知，须加上“收到请回复，谢谢!”，并以“南山社联秘书处”结尾，须收到被通知人的回复方可视为通知到位，对方的回复须在该活动结束后方可删除。 三负责人 龚玭、陈佳其 三、会议记录 一会议记录 1、会议包括：周例会、社团联席会、秘书处例会及其他会议。 2、会议前在签到表上签到，列出缺席、请假人员。 3、会议记录格式：按会议记录纸要求。 4、记录内容：包括发言人及其内容，列出层次，分清主次，详略得当。结尾标注“会议结束”。 5、重要会议制作电子文件。 附：会议记录格式 年 — 年第二学期第一次周例会 会议时间 ： 会议地点 ： 会议主持人： 参会人员： 缺席人数： 会议记录人： 会议内容： 一、各部长汇报所分管部门上周工作情况 二、主席总结上周社联工作 三、主席对本周工作进行安排 四、到会人员就社联当下所存在问题进行讨论并作出解决方案 五、征集对社联工作的建议 会议结束 西安建筑科技安大学南山书院社联秘书处 年/月/日 二记录人员 邹淑文、洪梦姝 三教室申请 1、在开会前一天申请教室。 2、及时协调保证会议正常进行。 西安建筑科技大学教室借用申请单草堂校区 注意事项： 1. 使用时必须保证教室内设施的安全及环境的卫生，且不得大声喧哗，以免影响其它教室的教学活动; 2. 应至少提前2天到教务工作办公室办理借用手续，尊重和服从教室管理服务人员的管理和服务。 工作指南的作用 1.以有助于实现组织优化 在编制工作指南之前 ，有一个工作分析的过程，是对组织内各职位、部门设定、人员匹配 以及工作业务流程等进行的一次大盘点，之后形成了工作指南。试想经过这样一次大盘点，会达到一种什么效果?部门划分明确、职责清晰、人岗匹配等，所以有利于提高工作效率，进而实现组织优化。 2.是对员工进行目标管理的依据 何为目标管理?目标管理缩写为MBOManagement by objectives是20世纪50年代中期出现于美国，以泰罗的科学管理和行为科学理论尤其是其中的参与管理为基础形成的一种管理制度。凭借这种制度可以使组织的成员亲自参加工作目标的制定，实现自我控制，并努力完成工作目标。对于员工的工作成果，由于有明确的目标作为考核标准，从而使对员工的评价和奖励更加客观、公平、公正、合理，可以大大激发员工为完成工作目标而努力。 3.是制定绩效考核标准的基本依据 工作指南确定了岗位职责:在绩效考核的时候，只有通过考察工作说明书，才会知道这个岗位有哪些职责，员工是不是履行了这些职责，以及完成的情况如何。假如在工作说明书中根本就没有这个职责，就不能拿这个要求考核员工，因为他不需要承担这样的责任。所以，工作说明书在工作目标管理和绩效考核工作中起很大的作用，也是绩效考核的一个基本依据。 4.为企业制定薪酬政策提供依据 直接决定薪酬的依据有几个职位薪资体系、能力薪资体系、技能薪资体系，其中职位薪资体系用的比较广泛，确定的前提是岗位评价，即岗位的职责范围大小、工作复杂程度、劳动强度、劳动条件等。如何来了解这些资讯呢，就是工作分析和工作说明书所提供的依据。如果没有工作说明书，就无法进行岗位评价，也就无法确定各个岗位的薪酬。因此从根本上说，工作说明书为企业制定薪酬政策提供了重要的依据。缺少了工作指南，企业制定薪酬政策将是很困难的。 工作指南的格式 第一部分 岗位规格说明 一、基本资料 岗位名称： 岗位评价： 岗位编码： 定员标准： 直接上级： 分析日期： 二、岗位职责 一概述 二工作职责 三、其他职责 四、监督及广为关系 一所受监督和所施监督 1.所受监督： 2.所施监督： 二与其他岗位关系 1.内部联络： 2.外部联络： 三本岗位职务晋升阶梯图 四本岗位横向平移情况 五、工作内容及要求 六、岗位许可权 七、劳动条件和环境 室内or室外?轻体力劳动or重体力劳动?脑力劳动?工作环境温度、适度、噪音情况、有无粉尘、照明条件 八、工作时间 第二部分 员工规格要求 九、资历 1.工作经验 2.学历要求 十、身体条件 十一、心理品质及能力要求 1.智力： 2.语言能力： 3.领导和管理能力： 4.判断能力;做事能力 十二、所需知识和专业技能 一担任本岗位职务应具备的专业知识和技能 二招聘本岗位员工应考核的内容 三上岗前应接受的培训内容 四上岗后应继续教育训练的内容 十三、绩效管理 从德、能、勤、绩四个方面对员工进行考核，以领导评定为主，自我评定和同级评定为辅进行，其中领导评定占70%，同级评定占20%，自我评定占10%。 一本岗位工作考核的内容 二本岗位工作从时间角度考核要求 三考核结果的分析和反馈 由上级领导对考核结果进行核实及可靠性分析，以保证考核结果的真实性，并将考核结果与同期指标和工作要求相比较，及时将分析结果反馈给本人。
2. 董事会秘书规定？
无规矩不成方圆，那么秘书这么重要的岗位，当然少不了要有规章制度。下面是我为你整理的，希望对你有用! 第一章 总则 第一条 为促进公司规范化运作，充分发挥董事会秘书的作用，规范董事会秘书的行为，中兵光电科技股份有限公司以下简称“公司”董事会根据《中华人民共和国公司法》、《上海证券交易所股票上市规则》等有关法律法规和本公司章程的有关规定，特制定本工作细则。 第二条 董事会秘书为本公司的高阶管理人员，对公司和董事会负责。 第三条 董事会秘书的主要任务是协助董事处理董事会的日常工作，持续向董事会提供、提醒并确保其了解监管机构有关公司运作的法规、政策及要求，协助董事及总经理在行使职权时切实履行法律、法规、公司章程及其他有关规定;负责董事会、股东大会档案的有关组织和准备工作，作好会议记录，保证会议决策符合法定程式，并掌握董事会决议执行情况;负责组织协调资讯披露，协调与投资者关系，增强公司透明度;参与组织资本市场融资;处理与中介机构、监管部门、媒体的关系，搞好公共关系等。 董事会秘书作为公司与上海证券交易所之间的指定联络人，负责公司和相关当事人与上海证券交易所及其他证券监管机构之间的沟通和联络，保证上海证券交易所可以随时与其取得工作联络。 第四条 董事会秘书对公司负有诚信和勤勉的义务，应当遵守公司章程，忠实履行职责，维护公司利益，不得利用在公司的地位和职权为自己谋私利。 第五条 公司董事、管理层及公司内部有关部门要支援董事会秘书依法履行职责，在机构设定、工作人员配备以及经费等方面予以必要的保证。公司各有关部门要积极配合董事会秘书工作机构的工作。公司应设立由董事会秘书负责管理的资讯披露事务部门。 董事会秘书为履行职责，有权了解公司的财务和经营情况，参加涉及资讯披露的有关会议，查阅涉及资讯披露的所有档案，并要求公司有关部门和人员及时提供相关资料和资讯董事会秘书在履行职责的过程中受到不当妨碍和严重阻挠时，可以直接向上海证券交易所报告。 第二章 董事会秘书的任职资格 第六条 董事会秘书应当具备履行职责所必需的财务、管理、法律专业知识，具有良好的职业道德和个人品德，并取得上海证券交易所颁发的董事会秘书资格证书。 第七条 下列人员不得担任董事会秘书: 一《公司法》第147条规定情形之一的; 二自受到中国证监会最近一次行政处罚未满三年的; 三最近三年受到证券交易所公开谴责或三次以上通报批评的; 四公司现任监事; 五上海证券交易所认定不适合担任董事会秘书的其他情形。 第三章 董事会秘书的工作职责 第八条 董事会秘书负责本公司资讯披露管理事务，包括： 一负责公司资讯对外发布; 二制定并完善公司资讯披露事务管理制度; 三督促公司相关资讯披露义务人遵守资讯披露相关规定，协助相关各方及有关人员履行资讯披露义务; 四负责公司未公开重大资讯的保密工作; 五负责公司内幕知情人登记报备工作; 六关注媒体报道，主动向公司及相关资讯披露义务人求证，督促董事会及时披露或澄清。 第九条 董事会秘书应协助公司董事会加强公司治理机制建设，包括： 一组织筹备并列席公司董事会会议及其专门委员会会议、监事会会议和股东大会会议; 二建立健全公司内部控制制度; 三积极推动公司避免同业竞争，减少并规范关联交易事项; 四积极推动公司建立健全激励约束机制; 五积极推动公司承担社会责任。 第十条 董事会秘书负责公司投资者关系管理事务，完善公司投资者的沟通、接待和服务工作机制。 第十一条 董事会秘书负责公司股权管理事务，包括： 一保管公司股东持股资料; 二办理公司限售股相关事项; 三督促公司董事、监事、高阶管理人员及其他相关人员遵守公司股份买卖相关规定; 四其他公司股权管理事项。 第十二条 董事会秘书应协助公司董事会制定公司资本市场发展战略，协助筹第十二条 划或者实施公司资本市场再融资或者并购重组事务。 第十三条 董事会秘书负责公司规范运作培训事务，组织公司董事、监事、高阶管理人员及其他相关人员接受相关法律法规和其他规范性档案的培训。 第十四条 董事会秘书应提示公司董事、监事、高阶管理人员履行忠实、勤勉义务。如知悉前述人员违反相关法律法规、其他规范性档案或公司章程，做出或可能做出相关决策时，应当予以警示，并立即向上海证券交易所报告。 董事会秘书任免决议 云南沙甸铅业股份有限公司董事会秘书的任免决议 董事会同意王念一由于个人发展与需要辞去董事会秘书一职，现任命王原俊为公司新一任董事会秘书。 以上所做决议经出席会议的董事会成员一致通过。 董事会成员签名： 云南沙甸铅业股份有限公司 201X年10月26日 董 事 长秘书职责 一、负责董事长办公室的日常事务安排及管理，如办公环境管理、办公用品更换补充、茶水准备等; 二、负责董事长日常会议及行程安排的沟通协调，如机票预订、出差事宜安排等; 三、负责董事长相关文书的撰写如讲话稿等、档案收发及文件管理工作，并做好相关记录及备份; 四、负责及时准确地将董事长的各项工作要求传达至各部门或相关负责人; 五、负责董事长办公会等会议通知传送、会务事宜沟通协调及会议纪要整理发送等; 六、负责收集、统计、翻译、汇总总裁所需的各类资讯、报表及资料; 七、负责董事长办公室的对外联络、来电记录、来访接待及礼仪服务工作; 八、负责分类整理需董事长审批的各类单据档案，并及时分发至各部门或相关负责人; 九、负责董事长日常相关补贴及费用的报销事宜; 十、完成董事长交办的其他任务。
3. 关于董事会秘书规定
无规矩不成方圆，那么秘书这么重要的岗位，当然少不了要有 规章制度 。下面是我为你整理的董事会秘书规定，希望对你有用!
董事会秘书规定
第一章 总则
第一条 为促进公司规范化运作，充分发挥董事会秘书的作用，规范董事会秘书的行为，中兵光电科技股份有限公司(以下简称“公司”)董事会根据《中华人民共和国 公司法 》、《上海证券交易所股票上市规则》等有关法律法规和本公司章程的有关规定，特制定本工作细则。
第二条 董事会秘书为本公司的高级管理人员，对公司和董事会负责。
第三条 董事会秘书的主要任务是协助董事处理董事会的日常工作，持续向董事会提供、提醒并确保其了解监管机构有关公司运作的法规、政策及要求，协助董事及总经理在行使职权时切实履行法律、法规、公司章程及其他有关规定;负责董事会、股东大会文件的有关组织和准备工作，作好会议记录，保证会议决策符合法定程序，并掌握董事会决议执行情况;负责组织协调信息披露，协调与投资者关系，增强公司透明度;参与组织资本市场融资;处理与中介机构、监管部门、媒体的关系，搞好公共关系等。
董事会秘书作为公司与上海证券交易所之间的指定联络人，负责公司和相关当事人与上海证券交易所及其他证券监管机构之间的沟通和联络，保证上海证券交易所可以随时与其取得工作联系。
第四条 董事会秘书对公司负有诚信和勤勉的义务，应当遵守公司章程，忠实履行职责，维护公司利益，不得利用在公司的地位和职权为自己谋私利。
第五条 公司董事、管理层及公司内部有关部门要支持董事会秘书依法履行职责，在机构设置、工作人员配备以及经费等方面予以必要的保证。公司各有关部门要积极配合董事会秘书工作机构的工作。公司应设立由董事会秘书负责管理的信息披露事务部门。
董事会秘书为履行职责，有权了解公司的财务和经营情况，参加涉及信息披露的有关会议，查阅涉及信息披露的所有文件，并要求公司有关部门和人员及时提供相关资料和信息董事会秘书在履行职责的过程中受到不当妨碍和严重阻挠时，可以直接向上海证券交易所 报告 。
第二章 董事会秘书的任职资格
第六条 董事会秘书应当具备履行职责所必需的财务、管理、法律专业知识，具有良好的职业道德和个人品德，并取得上海证券交易所颁发的董事会秘书资格证书。
第七条 下列人员不得担任董事会秘书:
(一)《公司法》第147条规定情形之一的;
(二)自受到中国证监会最近一次行政处罚未满三年的;
(三)最近三年受到证券交易所公开谴责或三次以上通报批评的;
(四)公司现任监事;
(五)上海证券交易所认定不适合担任董事会秘书的其他情形。
第三章 董事会秘书的工作职责
第八条 董事会秘书负责本公司信息披露管理事务，包括：
(一)负责公司信息对外发布;
(二)制定并完善公司信息披露事务管理制度;
(三)督促公司相关信息披露义务人遵守信息披露相关规定，协助相关各方及有关人员履行信息披露义务;
(四)负责公司未公开重大信息的 工作 ;
(五)负责公司内幕知情人登记报备工作;
(六)关注媒体报道，主动向公司及相关信息披露义务人求证，督促董事会及时披露或澄清。
第九条 董事会秘书应协助公司董事会加强公司治理机制建设，包括：
(一)组织筹备并列席公司董事会会议及其专门委员会会议、监事会会议和股东大会会议;
(二)建立健全公司内部控制制度;
(三)积极推动公司避免同业竞争，减少并规范关联交易事项;
(四)积极推动公司建立健全激励约束机制;
(五)积极推动公司承担社会责任。
第十条 董事会秘书负责公司投资者关系管理事务，完善公司投资者的沟通、接待和服务工作机制。
第十一条 董事会秘书负责公司股权管理事务，包括：
(一)保管公司股东持股资料;
(二)办理公司限售股相关事项;
(三)督促公司董事、监事、高级管理人员及其他相关人员遵守公司股份买卖相关规定;
(四)其他公司股权管理事项。
第十二条 董事会秘书应协助公司董事会制定公司资本市场发展战略，协助筹第十二条
划或者实施公司资本市场再融资或者并购重组事务。
第十三条 董事会秘书负责公司规范运作培训事务，组织公司董事、监事、高级管理人员及其他相关人员接受相关法律法规和其他规范性文件的培训。
第十四条 董事会秘书应提示公司董事、监事、高级管理人员履行忠实、勤勉义务。如知悉前述人员违反相关法律法规、其他规范性文件或公司章程，做出或可能做出相关决策时，应当予以警示，并立即向上海证券交易所报告。
董事会秘书任免决议
云南沙甸铅业股份有限公司董事会秘书的任免决议
董事会同意王念一由于个人发展与需要辞去董事会秘书一职，现任命王原俊为公司新一任董事会秘书。
以上所做决议经出席会议的董事会成员一致通过。
董事会成员签名：
云南沙甸铅业股份有限公司
201_年10月26日
董事长秘书职责
一、负责董事长办公室的日常事务安排及管理，如办公环境管理、办公用品更换补充、茶水准备等;
二、负责董事长日常会议及行程安排的沟通协调，如机票预订、出差事宜安排等;
三、负责董事长相关文书的撰写(如讲话稿等)、文件收发及文档管理工作，并做好相关记录及备份;
四、负责及时准确地将董事长的各项工作要求传达至各部门或相关负责人;
五、负责董事长办公会等会议通知发送、会务事宜沟通协调及会议纪要整理发送等;
六、负责收集、统计、翻译、汇总总裁所需的各类信息、报表及资料;
七、负责董事长办公室的对外联络、来电记录、来访接待及礼仪服务工作;
八、负责分类整理需董事长审批的各类单据文件，并及时分发至各部门或相关负责人;
九、负责董事长日常相关补贴及费用的报销事宜;
十、完成董事长交办的其他任务。
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★ 2020年董事会年度工作计划范文
4. 董事会秘书的相关条文
我国2005年10月27日修改的公司法（2006年1月1日起施行）中，第124条明确规定，上市公司设董事会秘书，负责公司股东大会和董事会会议的筹备，文件保管以及公司股东资料的管理，办理信息披露事务等事宜。董事会秘书在中国得到有关法律、法规上的认同，最早起源于国务院根据《公司法》第85条及155条而制定的《关于股份有限公司境外募集股份及上市的特别规定》(1994)，该规定第15条明确了董事会秘书为公司的高级管理人员。而后，国务院证券委员会、国家经济体制改革委员会颁布的《到境外上市公司章程必备条款》(1994)，以及中国证监会颁布的《上市公司章程指引》(1997)中，都进一步重申了董事会秘书属于公司的高级管理人员。特别是《上海证券交易所股票上市规则》(2012)和《深圳证券交易所股票上市规则》(2012)中有关章节都明确了董事会秘书这一职位，要求“上市公司应当设立董事会秘书，董事会秘书为上市公司的高级管理人员，对董事会负责”，并规定了相应的职责和作用。《深圳证券交易所股票上市规则》(2012)第二节 董事会秘书3.2.1 公司应当设立由董事会秘书负责管理的信息披露事务部门。3.2.2 董事会秘书对上市公司和董事会负责，履行如下职责：（一） 负责公司信息披露事务，协调公司信息披露工作，组织制订公司信息披露事务管理制度，督促公司及相关信息披露义务人遵守信息披露相关规定；（二） 负责公司投资者关系管理和股东资料管理工作，协调公司与证券监管机构、股东及实际控制人、保荐人、证券服务机构、媒体等之间的信息沟通；（三） 组织筹备董事会会议和股东大会，参加股东大会、董事会会议、监事会会议及高级管理人员相关会议，负责董事会会议记录工作并签字；（四）负责公司信息披露的保密工作，在未公开重大信息出现泄露时，及时向本所报告并公告；（五）关注媒体报道并主动求证真实情况，督促董事会及时回复本所所有问询；（六）组织董事、监事和高级管理人员进行证券法律法规、本规则及相关规定的培训，协助前述人员了解各自在信息披露中的权利和义务；（七）督促董事、监事和高级管理人员遵守法律、法规、规章、规范性文件、本规则、本所其他相关规定及公司章程，切实履行其所作出的承诺；在知悉公司作出或者可能作出违反有关规定的决议时，应当予以提醒并立即如实地向本所报告；（八）《公司法》、《证券法》、中国证监会和本所要求履行的其他职责。3.2.3 上市公司应当为董事会秘书履行职责提供便利条件，董事、监事、财务负责人及其他高级管理人员和公司相关人员应当支持、配合董事会秘书在信息披露方面的工作。 董事会秘书为履行职责有权了解公司的财务和经营情况。 董事会秘书在履行职责过程中受到不当妨碍和严重阻挠时，可以直接向本所报告。3.2.4 董事会秘书应当具备履行职责所必需的财务、管理、法律专业知识，具有良好的职业道德和个人品德，并取得本所颁发的董事会秘书资格证书。有下列情形之一的人士不得担任上市公司董事会秘书：（一） 有《公司法》第一百四十七条规定情形之一的；（二） 受到中国证监会一次行政处罚未满三年的；（三） 受到证券交易所公开谴责或者三次以上通报批评的；（四） 本公司现任监事；（五） 本所认定不适合担任董事会秘书的其他情形。3.2.5 上市公司应当在首次公开发行股票上市后三个月内或者原任董事会秘书离职后三个月内聘任董事会秘书。3.2.6 上市公司应当在有关拟聘任董事会秘书的会议召开五个交易日之前将该董事会秘书的有关材料报送本所，本所自收到有关材料之日起五个交易日内未提出异议的，董事会可以聘任。3.2.7 上市公司聘任董事会秘书之前应当向本所报送下列资料：（一） 董事会推荐书，包括被推荐人符合本规则任职资格的说明、职务、工作表现及个人品德等内容；（二） 被推荐人的个人简历、学历证明（复印件）；（三） 被推荐人取得的董事会秘书资格证书（复印件）。3.2.8 上市公司在聘任董事会秘书的同时，还应当聘任证券事务代表，协助董事会秘书履行职责。在董事会秘书不能履行职责时，由证券事务代表行使其权利并履行其职责。 证券事务代表应当参加本所组织的董事会秘书资格培训并取得董事会秘书资格证书。3.2.9 上市公司董事会正式聘任董事会秘书、证券事务代表后应当及时公告并向本所提交下列资料：（一） 董事会秘书、证券事务代表聘任书或者相关董事会决议；（二） 董事会秘书、证券事务代表的通讯方式，包括办公电话、住宅电话、移动电话、传真、通信地址及专用电子邮件信箱地址等；（三） 公司董事长的通讯方式，包括办公电话、移动电话、传真、通信地址及专用电子邮件信箱地址等。上述有关通讯方式的资料发生变更时，公司应当及时向本所提交变更后的资料。3.2.10 上市公司解聘董事会秘书应当具有充分理由，不得无故将其解聘。3.2.11 董事会秘书有下列情形之一的，上市公司应当自事实发生之日起一个月内解聘董事会秘书：（一） 出现本规则3.2.4 条所规定情形之一的；（二） 连续三个月以上不能履行职责的；（三） 在履行职责时出现重大错误或者疏漏，给投资者造成重大损失的；（四） 违反法律、行政法规、部门规章、规范性文件、本规则、本所其他相关规定或者公司章程，给投资者造成重大损失的。3.2.12 上市公司应当在聘任董事会秘书时与其签订保密协议，要求其承诺在任职期间以及在离任后持续履行保密义务直至有关信息披露为止，但涉及公司违法违规的信息除外。 董事会秘书离任前，应当接受董事会、监事会的离任审查，在公司监事会的监督下移交有关档案文件、正在办理或者待办理事项。3.2.13 上市公司董事会秘书空缺期间，董事会应当指定一名董事或者高级管理人员代行董事会秘书的职责，并报本所备案，同时尽快确定董事会秘书人选。公司指定代行董事会秘书职责的人员之前，由董事长代行董事会秘书职责。 董事会秘书空缺期间超过三个月之后，董事长应当代行董事会秘书职责，直至公司正式聘任董事会秘书。3.2.14 上市公司应当保证董事会秘书在任职期间按要求参加本所组织的董事会秘书后续培训。3.2.15 上市公司在履行信息披露义务时，应当指派董事会秘书、证券事务代表或者本规则3.2.13条规定代行董事会秘书职责的人员负责与本所联系，办理信息披露与股权管理事务。《上海证券交易所股票上市规则》(2012)第一节3.2.1 上市公司应当设立董事会秘书，作为公司与本所之间的指定联络人。公司应当设立由董事会秘书负责管理的信息披露事务部门。3.2.2 董事会秘书应当对上市公司和董事会负责，履行如下职责：（一）负责公司信息对外公布，协调公司信息披露事务，组织制定公司信息披露事务管理制度，督促公司和相关信息披露义务人遵守信息披露相关规定；（二）负责投资者关系管理，协调公司与证券监管机构、投资者、证券服务机构、媒体等之间的信息沟通；（三）组织筹备董事会会议和股东大会会议，参加股东大会会议、董事会会议、监事会会议及高级管理人员相关会议，负责董事会会议记录工作并签字；（四）负责公司信息披露的保密工作，在未公开重大信息泄露时，及时向本所报告并披露；（五）关注媒体报道并主动求证报道的真实性，督促公司董事会及时回复本所问询；（六）组织公司董事、监事和高级管理人员进行相关法律、行政法规、本规则及相关规定的培训，协助前述人员了解各自在信息披露中的职责；（七）知悉公司董事、监事和高级管理人员违反法律、行政法规、部门规章、其他规范性文件、本规则、本所其他规定和公司章程时，或者公司作出或可能作出违反相关规定的决策时，应当提醒相关人员，并立即向本所报告；（八）负责公司股权管理事务，保管公司董事、监事、高级管理人员、控股股东及其董事、监事、高级管理人员持有本公司股份的资料，并负责披露公司董事、监事、高级管理人员持股变动情况；（九）《公司法》、中国证监会和本所要求履行的其他职责。3.2.3 上市公司应当为董事会秘书履行职责提供便利条件，董事、监事、财务负责人及其他高级管理人员和相关工作人员应当支持、配合董事会秘书的工作。董事会秘书为履行职责，有权了解公司的财务和经营情况，参加涉及信息披露的有关会议，查阅涉及信息披露的所有文件，并要求公司有关部门和人员及时提供相关资料和信息。董事会秘书在履行职责的过程中受到不当妨碍或者严重阻挠时，可以直接向本所报告。3.2.4 董事会秘书应当具备履行职责所必需的财务、管理、法律等专业知识，具有良好的职业道德和个人品质，并取得本所颁发的董事会秘书培训合格证书。具有下列情形之一的人士不得担任董事会秘书：（一）《公司法》第一百四十七条规定的任何一种情形；（二）受到过中国证监会的行政处罚；（三）受到过证券交易所公开谴责或者三次以上通报批评；（四）本公司现任监事；（五）本所认定不适合担任董事会秘书的其他情形。3.2.5 上市公司应当在首次公开发行的股票上市后三个月内，或者原任董事会秘书离职后三个月内聘任董事会秘书。3.2.6 上市公司应当在聘任董事会秘书的董事会会议召开五个交易日之前，向本所报送下述资料：（一）董事会推荐书，包括被推荐人（候选人）符合本规则规定的董事会秘书任职资格的说明、现任职务和工作表现等内容；（二）候选人的个人简历和学历证明复印件；（三）候选人取得的本所颁发的董事会秘书培训合格证书复印件。本所对董事会秘书候选人任职资格未提出异议的，公司可以召开董事会会议，聘任董事会秘书。3.2.7 上市公司董事会应当聘任证券事务代表协助董事会秘书履行职责。董事会秘书不能履行职责或董事会秘书授权时，证券事务代表应当代为履行职责。在此期间，并不当然免除董事会秘书对公司信息披露事务所负有的责任。证券事务代表应当取得本所颁发的董事会秘书培训合格证书。3.2.8 上市公司董事会聘任董事会秘书和证券事务代表后，应当及时公告并向本所提交下述资料：（一）董事会秘书、证券事务代表聘任书或者相关董事会决议；（二）董事会秘书、证券事务代表的通讯方式，包括办公电话、住宅电话、移动电话、传真、通信地址及专用电子邮箱地址等；（三）公司法定代表人的通讯方式，包括办公电话、移动电话、传真、通信地址及专用电子邮箱地址等。上述通讯方式发生变更时，公司应当及时向本所提交变更后的资料。3.2.9 上市公司解聘董事会秘书应当有充分的理由，不得无故将其解聘。董事会秘书被解聘或者辞职时，公司应当及时向本所报告，说明原因并公告。董事会秘书有权就被公司不当解聘或者与辞职有关的情况，向本所提交个人陈述报告。3.2.10董事会秘书具有下列情形之一的,上市公司应当自相关事实发生之日起一个月内将其解聘:（一）第3.2.4条规定的任何一种情形；（二）连续三个月以上不能履行职责；（三）在履行职责时出现重大错误或者疏漏，给投资者造成重大损失；（四）违反法律、行政法规、部门规章、其他规范性文件、本规则、本所其他规定和公司章程等，给投资者造成重大损失。3.2.11 上市公司在聘任董事会秘书时，应当与其签订保密协议，要求董事会秘书承诺在任职期间以及离任后，持续履行保密义务直至有关信息披露为止，但涉及公司违法违规行为的信息不属于前述应当予以保密的范围。董事会秘书离任前,应当接受董事会和监事会的离任审查,在监事会的监督下移交有关档案文件、正在办理的事项以及其他待办理事项。3.2.12董事会秘书被解聘或者辞职后，在未履行报告和公告义务，或者未完成离任审查、档案移交等手续前，仍应承担董事会秘书的责任。3.2.13 董事会秘书空缺期间，上市公司应当及时指定一名董事或者高级管理人员代行董事会秘书的职责，并报本所备案，同时尽快确定董事会秘书的人选。公司指定代行董事会秘书职责的人员之前，由公司法定代表人代行董事会秘书职责。董事会秘书空缺时间超过三个月的，公司法定代表人应当代行董事会秘书职责，直至公司聘任新的董事会秘书。3.2.15 本所接受董事会秘书、第3.2.13条规定的代行董事会秘书职责的人员或者证券事务代表以上市公司名义办理的信息披露与股权管理事务。
5. 董事会秘书处工作流程是怎样的
(1)依法准备和递交国家有关部门所要求董事会会议、股东大会出具的报告和文件； (2)筹备股东大会和董事会会议，并负责会议的记录工作，保管会议文件和记录； (3)依法负责公司有关信息披露事宜，建立并完善信息披露制度，并保证公司信息披露的及时性、合法性、真实性、完整性； (4)协助董事处理董事会的日常工作，协助董事及经理在行使职权时切实履行法律、法规、公司章程及其他有关规定； (5)办理公司与董事、证券管理部门、证券交易所、各中介机构和投资人之间的有关事宜； (6)接待来访，回答咨询； (7)保管股东名册和董事会印章； (8)参与组织资本市场融资。 一、董事会秘书的产生和罢免 董事会秘书的产生必须严格遵循确定、公告、备案3个程序。 “确定”，是指董事会秘书人选的确定必须经董事长提名，董事会聘任，并向股东大会报告。董事长只有提名权，董事会才有聘任权，而股东大会则拥有否决权。可见，董事会秘书必须具有较好的自身素养，并在企业高层范围内为人们所认同。 “公告”，即必须将已确定的董事会秘书人选通过公共传播媒介向社会公众披露，从而使他能以一种法定身份活跃于经济舞台。这种法定身份包含有3层含意：一是向社会公告他拥有所在的上市公司发言人的权力，他的正式言论代表该上市公司；二是向社会公告他是股市内幕的知情人，不得参加股市交易或操纵股市交易；三是提醒社会各方面对其进行监督。 “备案”，是表示要将董事会秘书的品德、工作能力及表现，履历、学历证明、相关工作经历，由证券交易所颁发的董事会秘书培训证书、董事会出具的聘任书、通讯方式，及董事会秘书的合格替任人报中国证监会、地方证券管理部门和证券交易所备案。这也为董事会秘书行使职权提供了保障。 董事会秘书的罢免程序也十分严格，按照有关文件规定：凡在执行职务时，因个人行为造成重大错误或失误，给公司和投资造成重大损失或违反法律、法规、公司章程及证券交易所的规章制度，造成严重后果和恶劣影响，或主管部门和证券交易所认为不具备继续出任董事会秘书条件的，则由董事会终止对其聘任，并以书面形式报告中国证监会、地方证监会和证券交易所，认定其不得担任其他公司董事会秘书，并通过公共传播媒介向社会公众披露。对解聘处罚不服的，可以向中国证监会、地方证管部门申诉。
6. 董事会秘书处工作流程
一、董事会秘书是对外负责公司信息披露事宜 对内负责筹备董事会会议和股东大会，并负责会议的记录和会议文件、记录的保管等事宜的公司高级管理人员，董事会秘书对董事会负责。 1、董事会秘书职责主要职能：负责公司的对外信息披露和董事会日常事务性工作，对董事会负责。 2、隶属关系：直接隶属董事会管理 3、董事会秘书职责职责与权限: (1)依法准备和递交国家有关部门所要求董事会会议、股东大会出具的报告和文件; (2)筹备股东大会和董事会会议，并负责会议的记录工作，保管会议文件和记录; (3)依法负责公司有关信息披露事宜，建立并完善信息披露制度，并保证公司信息披露的及时性、合法性、真实性、完整性; (4)协助董事处理董事会的日常工作，协助董事及经理在行使职权时切实履行法律、法规、公司章程及其他有关规定; (5)办理公司与董事、证券管理部门、证券交易所、各中介机构和投资人之间的有关事宜; (6)接待来访，回答咨询; (7)保管股东名册和董事会印章; (8)参与组织资本市场融资。 二、董秘在这方面所做的工作主要包括： 1.接听投资者咨询电话; 2.来访投资者、机构研究员; 3.定期(不定期)组织召开投资者见面会; 4.保持与媒体的良好关系，采用路演等手段加强与公众沟通; 5.回访投资者; 6.建立与维护公司网站的投资者论坛以加强与投资者的沟通; 7.就某些议案与投资者进行事前沟通等。 在这些与投资者沟通的方法中，董秘最经常使用的是接听投资者电话和接待来访的投资者、调研员，在被调查董秘中分别占比85%和99%。日均接听投资者电话5次以下(含5次)的董秘占70%，23%的董秘日均接听电话6-10次，另有7%的董秘日均接听投资者电话达10次以上。在接待投资者来访方面，九成董秘月均接待来访者10次以下，只有1位被调查董秘月均接待来访者不足1次。信息披露中董秘的经验判断很重要在被调查的董秘所在上市公司中，已建立信息管理制度且运转正常的占80%;已建立信息管理制度但执行中得不到其他部门配合的占13%;仍在建设中的占7%。在披露信息过程中，最考验董秘能力的当属“对股东和其他利益相关者的决策产生实质性影响的信息”如何判断，在我们的调查中，81%的董秘认为个人的经验判断很重要，41%的董秘认为事前向监管机构进行咨询也很重要，21%的董秘表示还要依据相关的法律、法规和规则来进行判断，11%的董秘表示也要遵照董事长或总经理的意见，另有1位董秘提出参考同事特别是证券事务代表的意见也同样重要。总体而言，“对股东和其他利益相关者的决策产生实质性影响的信息”的判断最终还是要靠董秘自己来完成，个人经验还是第一位的。更为关键的是，作为一个职业群体，根据有关规定，上市公司的董事会秘书必须经证券交易所的专业培训和资格考核，取得合格证书后，由公司董事会聘任，并报交易所备案并公告。这样的“董秘”数量，全国不过几千人，而且随着上市、非上市股份制公司的数量不断增加，董秘资源的稀缺性会持续相当一段时间。 作为董事会秘书起到的辅助作用对于公司来说是必不可少的。
7. 董事会秘书工作指南
什么是工作指南呢? 下面是我为你整理的董事会秘书工作指南，希望对你有用!
董事会秘书工作指南
一、 负责每天、每周、每月的常规汇总工作。
二、 负责起草社联的各项工作汇报。
三、 负责社联文件的印发(如： 策划书 、 总结 书等)。
四、 负责各项会议的记录工作协调主席健全社联各项 规章制度 。
五、 负责各种例会的考勤。
六、 负责办公室的值班情况及处理相关的日常事务。
七、 负责传达各项通知，包括口头传达、手机传达等方式(如开会的时间、场地等)
八、 加强各部之间的联系，搜集同学的意见，及时反馈，取长补短。
九、 制定社联的工作方针政策，协调和督促各部门履行职责。
十、 定期的向老师、主席汇报有关工作等。
一、值班要求
值班时间：周日至周四晚7:00—8:30 周五12:30—13:30
值班地点：南山书院社联办公室(南山书院208教室)
值班人员：秘书处成员及各部成员
(一)值班规定
1、值班人员不得无故迟到，早退或旷到，因故不能及时值班需事先向秘书长申请调岗，否则一律按旷到处理。遵守值班秩序，不得吵闹、喧哗，维护社团联合会的形象。
2、要保持值班记录本的整洁条理性，认真做好值班记录
3、不得把与工作无关的人员带到办公室逗留。不得随意翻看相关资料，不得将同学的个人资料透露给其他人。
4、对外来人员及电话需做好接待工作，对于所提问题或要求的工作及时解决，不能解决的要及时传达给秘书长或主席，并做好详细记载。
5、值班人员有责任管理和爱护办公室的公物，如有借用，在确定借者身份后方可借出，并做好相关记录(借出物品名称，日期，数量，借出人，归还时间，若在当时没有归还的应催还或移交下一值班人员)，并向办公室汇报。
6、作好交接班工作，本班未完成的工作与下一班进行准确无误的交接。值班结束时保证办公室内卫生和物品摆放整齐，注意关掉各种电器，锁好门窗。
二、人员通知
(一)通讯录更新
1、定期确认各中心主要成员有无人员和联系方式的变动，及时修改。
2、在右下角标注日期，方便日后整理。
(二)发放通知
1、时间要求：最晚提前一天通知。
2、内容格式：说明时间、地点、活动内容。若用短信通知，须加上“收到请回复，谢谢!”，并以“(南山社联秘书处)”结尾，须收到被通知人的回复方可视为通知到位，对方的回复须在该活动结束后方可删除。
(三)负责人
龚玭、陈佳其
三、会议记录
(一)会议记录
1、会议包括：周例会、社团联席会、秘书处例会及其他会议。
2、会议前在签到表上签到，列出缺席、请假人员。
3、会议记录格式：按会议记录纸要求。
4、记录内容：包括发言人及其内容，列出层次，分清主次，详略得当。结尾标注“会议结束”。
5、重要会议制作电子文档。
附：会议记录格式
年 — 年第二学期第一次周例会
会议时间 ： 会议地点 ： 会议主持人： 参会人员： 缺席人数： 会议记录人：
会议内容：
一、各部长汇报所分管部门上周工作情况 二、主席总结上周社联工作 三、主席对本周工作进行安排
四、到会人员就社联当下所存在问题进行讨论并作出解决方案 五、征集对社联工作的建议 会议结束
西安建筑科技安大学南山书院社联秘书处
年/月/日
(二)记录人员
邹淑文、洪梦姝
(三)教室申请
1、在开会前一天申请教室。
2、及时协调保证会议正常进行。
西安建筑科技大学教室借用申请单(草堂校区)
注意事项：
1. 使用时必须保证教室内设施的安全及环境的卫生，且不得大声喧哗，以免影响 其它 教室的教学活动;
2. 应至少提前2天到教务工作办公室办理借用手续，尊重和服从教室管理服务人员的管理和服务。
工作指南的作用
1.以有助于实现组织优化
在编制工作指南之前 ，有一个工作分析的过程，是对组织内各职位、部门设置、人员匹配 以及工作业务流程等进行的一次大盘点，之后形成了工作指南。试想经过这样一次大盘点，会达到一种什么效果?部门划分明确、职责清晰、人岗匹配等，所以有利于提高工作效率，进而实现组织优化。
2.是对员工进行目标管理的依据
何为目标管理?目标管理缩写为MBO(Management by objectives)是20世纪50年代中期出现于美国，以泰罗的科学管理和行为科学理论(尤其是其中的参与管理)为基础形成的一种管理制度。凭借这种制度可以使组织的成员亲自参加工作目标的制定，实现自我控制，并努力完成工作目标。对于员工的工作成果，由于有明确的目标作为考核标准，从而使对员工的评价和奖励更加客观、公平、公正、合理，可以大大激发员工为完成工作目标而努力。
3.是制定绩效考核标准的基本依据
工作指南确定了 岗位职责 :在绩效考核的时候，只有通过考察工作 说明书 ，才会知道这个岗位有哪些职责，员工是不是履行了这些职责，以及完成的情况如何。假如在工作说明书中根本就没有这个职责，就不能拿这个要求考核员工，因为他不需要承担这样的责任。所以，工作说明书在工作目标管理和绩效考核工作中起很大的作用，也是绩效考核的一个基本依据。
4.为企业制定薪酬政策提供依据
直接决定薪酬的依据有几个(职位薪资体系、能力薪资体系、技能薪资体系)，其中职位薪资体系用的比较广泛，确定的前提是岗位评价，即岗位的职责范围大小、工作复杂程度、劳动强度、劳动条件等。如何来了解这些信息呢，就是工作分析和工作说明书所提供的依据。如果没有工作说明书，就无法进行岗位评价，也就无法确定各个岗位的薪酬。因此从根本上说，工作说明书为企业制定薪酬政策提供了重要的依据。缺少了工作指南，企业制定薪酬政策将是很困难的。
工作指南的格式
第一部分 岗位规格说明
一、基本资料
岗位名称：
岗位评价：
岗位编码：
定员标准：
直接上级：
分析日期：
二、岗位职责
(一)概述
(二)工作职责
三、其他职责
四、监督及广为关系
(一)所受监督和所施监督
1.所受监督：
2.所施监督：
(二)与其他岗位关系
1.内部联系：
2.外部联系：
(三)本岗位职务晋升阶梯图
(四)本岗位横向平移情况
五、工作内容及要求
六、岗位权限
七、劳动条件和环境
室内or室外?轻体力劳动or重体力劳动?脑力劳动?工作环境温度、适度、噪音情况、有无粉尘、照明条件
八、工作时间
第二部分 员工规格要求
九、资历
1.工作 经验
2.学历要求
十、身体条件
十一、心理品质及能力要求
1.智力：
2.语言能力：
3.领导和管理能力：
4.判断能力;做事能力
十二、所需知识和专业技能
(一)担任本岗位职务应具备的专业知识和技能
(二)招聘本岗位员工应考核的内容
(三)上岗前应接受的培训内容
(四)上岗后应继续 教育 训练的内容
十三、绩效管理
从德、能、勤、绩四个方面对员工进行考核，以领导评定为主，自我评定和同级评定为辅进行，其中领导评定占70%，同级评定占20%，自我评定占10%。
(一)本岗位工作考核的内容
(二)本岗位工作从时间角度考核要求
(三)考核结果的分析和反馈
由上级领导对考核结果进行核实及可靠性分析，以保证考核结果的真实性，并将考核结果与同期指标和工作要求相比较，及时将分析结果反馈给本人。
董事会秘书工作指南相关 文章 ：
★ 董事会秘书工作手册
★ 董事会秘书工作指南
★ 董事会秘书工作细则
★ 董事会秘书工作规则
★ 关于董事会秘书工作岗位职责范本
★ 董事会秘书工作职责
★ 董事会秘书工作报告
★ 董事会秘书处工作职责
★ 董事会秘书处工作制度
8. 董事会秘书的工作基础
董事会秘书的工作基础
导语：董秘是通过促进上市公司规范发展体现自己的价值的，为公司带来的是长远的效益。下面就由我为大家介绍一下董事会秘书的工作基础，希望对大家有所帮助！
从个人角度来说，董事会秘书职业风险可以从以下几个方面防范：
1、具备专业知识，提供专业意见。
董事会秘书应该具备一定的专业知识，这是董事会秘书的职业所必须的。不仅要掌握公司法、证券法、上市规则等有关法律法规，还要熟悉公司章程、信息披露规则，掌握财务及行政管理方面的有关知识。只有这样，才能有效的行使董事会秘书的职责，对董事会提供全面的专业意见，保障公司规范化运作，从而确立董事会秘书在公司的地位及作用。
2、遵守职业操守，履行专业职能。
董事会秘书应当遵守公司章程，承担高级管理人员的有关法律责任，对公司负有诚信和勤勉义务，不得利用职权为自己或他人谋取利益。董事会秘书作为专业人士，遵守职业操守，保持个人的品格和地位是履行专业职能的首要条件。
董事会秘书作为公司的高级管理人员，知道很多公司在决策与投资方面的安排，保守公司的秘密，避免公司对股价有影响的消息通过非正常的渠道传播。当得知公司作出或者可能作出违反有关法律、法规的决议时，应及时提醒公司有关人员，并拿出解决问题的办法。这样做一方面可以提升公司董事会对董事会秘书的信任程度，另一方面也能有效的防范风险。
董秘和其他秘书有本质不同
我被董事会聘任为董事会秘书，到现在将近5年了。
很多人会把董事会秘书和其他，如董事长秘书、总经理秘书相混淆。其实，他们的差别很大。
首先，在公司中的地位不一样。董秘是由董事会直接聘任的公司高级管理人员，这是在《股票上市规则》、《上市公司章程指引》等很多文件里规定的。而像董事长秘书等都是董事长等高管或公司人力资源部聘用的。
其次，工作职责和内容不一样。董秘的职责和工作内容包括：负责组织筹备股东大会和董事会；组织实施投资者关系管理；组织信息披露；协调与监管部门的关系，确保公司规范运作；策划公司资本运作与企业直接融资；联系股东、券商、媒体等日常事务；协调董事会，监事会及经理层的'内部工作等等。而一般的秘书是听从领导的安排。
第三，服务的对象不一样。董秘由董事会聘任并对董事会负责，工作的主要对象包括董事会、管理层、公司股东、中小投资者、机构投资者、监管机构、中介机构等公司相关利益人，从中起到桥梁和纽带作用。而一般秘书基本是一对一的服务。
坚持原则是第一位的
和其他部门和职位不一样，董秘是通过促进上市公司规范发展体现自己的价值的，为公司带来的是长远的效益。所以，作为董秘，一定要坚持做事原则，勇敢地表达你的意见。否则，就失去了自身的价值。
通常，在公司里，生产部门、销售部门等，都是能产生直接效益的部门，他们做出的结果都是看得见、摸得着的。可是，董秘做的有些事情，看起来，却是跟公司唱反调。比如，公司出现了负面消息，公司当然希望不被外界知道，但作为董秘就必须说服董事长向外界披露，这是你的职责所在，也是监管的要求。你要让董事长知道，监管部门不是通过信息披露整公司，而是通过信息的充分披露，促进公司健康发展。一旦公司有了问题，作为董秘一定要反映出来，甚至提出反对意见。虽然，这样做会经常和董事会间形成短时间的不认同、不理解，但时间长了，随着公司的规范发展获得长远的利益，你的价值就体现出来了，也自然会得到董事会的认可。
上市公司的很多文件，交易所和监管部门只认董秘的签字，如果董秘不签字，即使是董事长签字都是无效的。这是法律赋予董秘的职责，作为董秘一定要认真履行自己的职责。
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