档案管理的有效措施

1. 档案管理的有效措施

    　　导语：档案管理包括档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等一系列活动的总和，档案管理的终极目的是为档案利用者提供权威的、可信的档案信息服务。
       　　档案管理的有效措施         　 　一、领导重视是做好档案工作的前提 
       　　(一)爱岗敬业，争取领导的重视。领导是否重视文档工作，在很大程度上取决于对文档人员工作的满意度。因此，要想使单位的文书档案工作有起色，首先要争取领导重视，文档工作人员还要注重完善自我，热爱本职工作，忠于职守，忠实肯干，发挥主观能动性，干出业绩，干出水平，让领导满意，更好地为单位的发展服务。
       　　(二)加强宣传，增强领导的档案意识。单位领导对文档工作不够重视，大多都是因为缺乏档案意识，认为文书和档案工作不是主要的部门，可有可无。这就需要文档人员经常向领导宣传文档工作。
       　　首先，要勤向领导汇报文书和档案工作情况，使领导受触动、受启发;其次，要努力做好档案服务工作，及时为领导提供上险恶机关和档案部门下发的相关文件材料，为领导提供档案利用信息，使领导逐渐认识到文书档案工作的重要性。
        　　二、现代化管理是做好档案工作的`途径 
       　　随着改革的深入发展，文档管理面临着许多亟待解决的问题，诸如文件和档案数量越来越多，给保管和提供利用带来困难。管理方法手段的落后直接影响了文件和档案质量等，只有实现文档管理现代化，才能有效地加以解决。
        　　(一)掌握现代化管理技能，提高综合素质 
       　　电子计算机技术在文档管理中的运用，使文件的形成、运行、积累、转换等各个环节与自动化办公相衔接，系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、统计等工作，这种现代化管理技术，迫切需要文档管理工作者去掌握和运用。
       　　文档管理数字化、信息化是信息社会对文档工作的必然要求，也是文档工作者的努力方向。所以，文档管理人员要结合本岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息技术的学习，努力使自己成为综合型文档管理人才。
        　　(二)利用现代化技术整理档案 
       　　纸质档案的整理工作繁琐，劳动强度大。而利用计算机整理文件，则可以收到事半功倍的效果。在人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，虽然都按照统一的标准，但因每个人的理解同，对同一个文件的分类不尽相同，就不可避免地产生分类不准确的，影响案卷的质量，给今后的利用工作带来不便。而按照新的《归档文件整理规则》，不需要拟定案卷标题，以件为单位，不仅省时省力，而且利用计算机检索达到方便快捷，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又可发挥计算机管理优势，提高了工作效率。真正达到了简化整理、深化检索的目的。
        　　三、提高档案管理人员素质是做好档案工作的保障 
       　　文书和档案管理人员的业务能力直接影响档案管理工作的质量，为了使档案工作人员能够适应工作的需要，要充分发挥档案工作工作人员的积极性、主动性和例行性，努力提高文档人中贩知识水平和管理能力。由于文件及档案种类和载体的多样化，管理方法要不断更新，因此，对文档工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原来那些传统的业务知识与工作方法，已不能适应新的形势，所以，必须对文档人员进行在职教育培训，尽快培养一批既能掌握新技术，又能熟悉文档专业知识的人才。
        　　(一)进一步提高文档管理人员对文档工作的认识 
       　　增强管理意识。文档管理是一项专业性很强的工作，它要求管理人员既要有高度的工作责任感、良好的职业道德、求真务实的工作态度、乐于奉献的工作精神，又要有扎实的专业理论知识、科技知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理文档的基本技能。
       　　因此，文档管理工作人员只有具备扎实的专业知识，开拓视野、优化知识结构、提高综合素质，才能做好新时期的文档管理工作。一是通过各种形式宣传《档案法》、《档案人员职业道德》、《文书学》和国家有关文档工作规定，使文档案管理人员充分认识到搞好文档管理工作是自己应尽的法律责任和义务;二是把文件材料的形成、积累、归档、收集、整理、鉴定、统计和开发利用作为档案人员的职责范围，建立一个文档管理组织的领导体系，加强对文档工作的领导、检查和考核，不断提高文档管理工作水平。
        　　(二)加强制度建设，建立长效培训机制 
       　　首先，要建立健全在职教育的长效管理制度，如省档案局及地市档案局举办的各类专业培训班;其次，要建立在职教育的约束和激励机制。约束和激励机制可以保全文档管理工作人员产生紧迫感和危机感，积极主动地参加在职教育，努力更新知识，提高业务能力和水平。比如，将在职教育与文书档案人员专业技术职称评定挂钩，对不参加档案专业知识培训的取消聘任资格，对积极参加档案专业知识培训的给以奖励，增强参加在职教育的主动性和积极性。
        　　(三)明确在职教育的原则，选择课程内容 
       　　相对于正规学校教育而言，在职教育具有更直接的目的性、现实性和时效性。在职教育应从实际出发，按岗位、分层次、多渠道、多形式地进行。坚持“学用结合、按需施教、注重实效”的方针，切实遵守学有所用、用有所长的原则。
       　　第一，学习文档专业知识。为文档专业人员提供系统学习文档专业知识的新理论、新方法、新观念的机会，弥补一次性教育的不足;第二，相关学样知识。文书和档案工作融会了许多相关学科知识，如哲学、历史学、心理学、行为学、公共关系学等;在职教育应注重对相关科学知识的补充和更新;第三，现代科技知识。现代科学技术的广泛应用是文档工作的特征之一，也是文档现代化管理的标志之一，文档工作者应加强对信息技术、计算机、科技软件等新技术的学习。
       　　总之，要从多方面入手，做好文书档案管理工作。我们要努力奋进，不断改革，齐心合力地推进文书档案管理工作的发展，以适应新形势下的社会需要。

2. 档案管理的方法措施

档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。档案内容包括：档案收集、档案整理、档案录入、档案数字化、档案系统、档案软件定制、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用、档案销毁。

这些工作的划分只是相对稳定而不是绝对的，也有分为 8个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。
档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。

3. 做好档案管理工作的措施

 　　导语：档案管理包括档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等一系列活动的总和，档案管理的终极目的是为档案利用者提供权威的、可信的档案信息服务。随着时代的发展和社会的进步，现代档案管理工作已成为相对较为专业化、复杂化的系统工程，尤其在档案管理现代化的发展要求下，档案管理工作面临着新的挑战和机遇。
  　　做好档案管理工作的措施 篇1   　　一、广开收集渠道，努力把好收集关 
  　　档案的种类名目繁多，形式多样，因此，档案管理工作要正确处理“有文不归”和“有文必档”的关系，明确制定文件材料的归档范围和收集重点，以便把有价值的文件收集齐全。在这个过程中，档案管理工作要把握两个重点环节。
  　　1.健全管理体制，发挥网络作用
  　　结合单位自身的管理体制、组织机构的设置、档案材料的形成规律建立一个纵横交织的管理网络体系;协调各部门配备兼职档案信息员，从而做到从上而下，层层有人负责，形成上下配合，左右协作的档案传递网络，这是做好档案收集工作的基础。专职档案管理人员应与各部门信息员经常联系，加强对平时收集工作的检查和指导工作，做到随时收集和定期收集相结合，尽可能防止和减少文件资料的流失。这样做不仅拓宽了档案的收集范围，还丰富了室藏，促进了收集工作的开展。
  　　2.健全文件资料的收集归档，做到“三勤”
  　　文件材料的收集工作除了建立健全文件资料的收集归档制度、取得领导重视、各部门配合外，更重要的是专职档案人员要做到“三勤”，即脑勤、手勤、腿勤，爱岗敬业，尽职尽责。
  　　档案管理人员应根据档案材料来源广、范围大的特点，主动上门，跟踪收集。首先根据文件材料形成时间的规律主动收集，把握文件收集的主动权，把反映主要职能活动和历史面貌的重要材料都收集起来。要加强与各部门的沟通，避免归档时遗漏。
  　　阶段工作结束或年度工作完结，专职档案管理人员应主动上门将所形成的文件材料收集归档，把大量分散的档案资料进行加工、分析鉴别、归档集中，从中找出规律性的材料和数据，变死材料为活信息，为开展各项管理工作服务，为各项管理工作提供齐全、完整、准确、可靠的档案信息资源。同时档案管理工作应加强宣传，通过多种渠道、多种形式、多种场合适时宣传档案知识和档案法规，增强全员的档案管理意识，使其自觉地配合好文件资料的收集和归档工作，以有利于档案工作的顺利开展。
   　　二、拓宽知识层面，实现管理现代化 
  　　档案数量越来越大，档案的种类越来越多。因此，档案管理工作只有实现档案管理现代化，才能有效地解决新形式下出现的新问题。
  　　1.加强管理意识
  　　档案管理是一门专业性很强的工作，其要求管理人员既要有高度的工作责任感、良好的职业道德、办事细心的工作态度、乐于奉献的工作精神，又要有扎实的档案管理理论知识、科技知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能。因此，档案管理工作者只有涉猎广博的专业知识，拓宽知识层面，提高综合素质，才能做好新时期的档案管理工作。
  　　2.掌握现代化管理技能，提高综合素质
  　　档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的新要求，也是档案管理发展的必然趋势。所以，档案管理工作者要结合自己的岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息技术的学习和掌握，努力使自己具备信息技术和网络技术的综合型档案管理人才。
  　　3.利用现代化技术，整理档案
  　　利用计算机等现代化手段整理档案，则可以收到事半功倍的效果。利用计算机模拟人工立卷，然后按类别将属于条目的'内容打印出来，作为以前那种以“卷”为单位的案卷目录为检索工具的替代物，也可按文件形成的先后顺序排列打印，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又发挥计算机的管理优势，减少了手工操作，提高了工作效率，更好地服务于社会。
   　　三、创新工作思维，提高档案利用率 
  　　档案保管的目的是为了利用。因此，档案管理工作者在处理好利用和保密关系前提下，要不断完善利用工作制度和查找工具。
  　　1.加强编研工作
  　　搞好档案编研要主动了解社会需要及素材状况，采取征编结合的方法，通过对档案的分析研究，按照一定的主体对档案存在的大量信息进行筛选、归纳、综合、摘编等步骤编印成各种档案参考资料，从而使档案信息资源更准确、更系统、更精练。因此，档案编研工作要从实际出发，有针对性地编制必要的检索工具，使检索多样化，从而提高查找利用档案的效率。
  　　2.积极主动提供服务，改变以往被动服务的局面
  　　档案管理人员要从思想上树立高度的服务观念，克服“守摊式”的被动服务观念，充分发挥助手作用，利用现代信息化技术提供远程服务，利用网上信息量大、传递速度快的优势，实现档案信息资源共享。
  　　3.努力练好基本功，熟悉业务，当好活字典
  　　档案管理工作者要把熟悉’家底”当成自己的天职。建立健全档案管理制度，配置适宜档案保存的设施，利用先进技术设备和现代化管理手段，按照国家的有关规定整理、保管档案，防止档案的破损、腿色、霉变和散失，确保档案的完整和安全，并对重要的和珍贵的档案采取特殊的保护措施。
  　　做好档案管理工作的措施 篇2   　　一、学校教学档案管理的意义 
  　　教学档案管理工作是学校基础性工作之一，是衡量一个学校教学质量和管理水平的重要标志。教学档案管理工作的好坏直接关系着学校的发展，对学校来说具有非常重要的意义。
  　　1.体现学校的综合实力。教学档案是社会了解学校的一个窗口，通过这个窗口人们能够了解学校的教学质量和管理水平，是学校办学和增强办学实力的主要依据之一。此外，教学档案是对教学活动和教学管理工作的最原始的记录，也能促进学校教学质量及教学管理水平的提高。教学工作者在教学活动结束之余可以通过教学档案，对教学活动过程进行分析、研究、总结，并及时发现和解决所存在的问题，从而提升教学质量和教学管理水平。
  　　2.进行教学改革离不开教学档案。教学档案记录的教学活动是长期的、真实的、系统的，若要进行教学改革它可以提供针对性的参考，教学档案有利于制定出符合实际的教改方案。
  　　3.是传承优秀教学经验的重要载体。优秀的教学工作者，其教学档案的编制质量也很高。当前，学校上下都在开展“传、帮、带”活动，活动中，教学档案的作用非常重要。新教师可以通过研究、学习优秀教师的教案等资料，来获取最直接、最有效的教学经验。此外，档案管理工作信息化、智能化是必然的发展方向，教学档案中蕴含着大量信息资源，它能够为学校工作的信息化和智能化提供信息上的支持。总结起来，要重新认识教学档案，高度重视教学档案的重要性，为了学校的发展，提升教学档案的管理水平。
   　　二、完善学校教学档案管理工作的措施 
  　　因为教学档案记录了一个学校发展的历史，所以教学档案所含的信息量大，覆盖面广，涉及到教学活动的每个地方，完善教学档案管理工作的措施，将进一步推进学校教务工作的顺利开展。
  　　1.有效收集整理教学档案。收集整理和管理利用教学档案是教学档案工作的第一步，教师、学生和一些教务管理团队在日常的各种教学活动中所创造的东西大多数都是具有保存价值的，作为一名教学档案的管理者，必须对这些具有保存价值的文件资料、电子资料以及经验总结进行分类，并且收集整理，制成档案收藏，做好教学档案的收集整理工作。另外，必须按照严格的标准和要求，进行档案材料的分类范围划分，做好相应的管理计划，让教学档案的收集具有计划性和实效性。每一份教学档案的材料从收集到整理成档都要经过复杂的程序，比如：收集整理、分类、拟写标题、文件排序、页码编排、制作目录等，确保档案收集、归档的规范性。
  　　2.严密组织教学档案管理工作。首先，做好一项工作的前提是写好工作计划，其他工作如此，教学档案管理工作也一样。所以年初就要制订一个周详的计划，年终时要做好年终总结，并且对档案管理的工作人员进行考核，将考核成绩的好坏与奖惩直接挂钩。其次，健全教学档案管理体系。学校一方面要根据相关的规章制度与实际情况联系起来，制定一个体系完健全的档案管理制度。另一方面，要制定一个管理在职工作人员的制度，如进行细致分工，明确每个工作人员的职责和工作范围。最后，要严密组织。档案工作专业性和系统性都比较强，若要保证档案管理工作正常进行，必须要严密组织。如学校要建立教学档案管理网络，建立校领导分管，档案业务部门具体管理，其他部门应该密切配合一起管理网络，同时经费也要随时保证充足。
  　　3.促进教学档案管理工作现代化。当前，教学事业不断发展，教学改革不断深入，原有的教学档案管理的方式不仅满足不了当前教学档案管理工作的需要，在某些方面还制约着档案管理工作的进步和发展。因此，促进教学档案管理工作现代化迫在眉睫。其表现在具体工作中主要是：学校要随着社会的发展而发展，与时俱进，学习并利用好先进的档案管理技术及相关设备，力争早日实现教学档案管理现代化。比如：成绩管理系统、学籍系统管理、图书借阅系统管理等一系列系统的建立，不仅提高了工作效率，而且避免了各种资源的浪费。同时，学校应努力开发档案信息创建的新局面，做到档案信息工作为学校的教学工作服务。如可以在网上建立服务平台，便于师生进行教学资料的查询。
   　　三、结语 
  　　教学档案对于一个学校的发展有着重要意义。随着我国教育事业的不断发展以及教学改革的不断深入，学校的档案管理工作也应该与时俱进，学校要深入认识到教学档案管理工作的重要性，提高档案管理工作水平，使其更好地为学校的管理、教育、教学工作服务。

4. 做好档案管理工作的有效方法

    　　导语：档案管理工作做得如何，是衡量单位工作业绩与管理水平的重要尺度，是提高单位工作质量和工作效率的必要条件。为进一步促进单位科学发展提供了第一手资料。
       　　做好档案管理工作的有效方法         　　 一、档案管理工作及档案信息资源开发工作的现状 
       　　我国传统的档案管理工作只重视档案的保管，忽视档案信息资源的开发利用。表现为只注重追求馆藏的数量和规模，而对档案信息能多大程度地满足社会需求、能否充分发挥其作用重视不够。
       　　少数档案工作者认为档案只是过时的材料，档案工作只是看门守摊、无所作为，只要保管的档案不损坏、不丢失就算完成任务了，看不到档案对科研、经济和文化建设的重要作用。问题是：
       　　(一)注重档案利用数据统计，不求档案的实际效益。
       　　(二)注重档案借阅表格填写，不求深层次了解。
       　　(三)注重信息反馈工作，不求汇集编发服务社会。
       　　(四)注重档案管理工作，不求系统开发编研工作。
        　　二、做好档案管理工作应采取的措施 
        　　(一)必须提高社会各界对档案工作的认识 
        　　1、认真做好档案管理人员教育工作 
       　　每个档案员都应懂得没有档案信息资源的开发与利用，档案管理工作便失去了意义。档案人员首先要树立起从事档案工作的光荣感和自豪感。热爱档案工作，献身档案事业，要端正服务态度，完善服务措施，为利用者提供优质服务，并积极动脑筋，想办法，变被动服务为主动服务，变单一的你来我查为走出去，了解社会所需的信息资源，为社会提供有价值的信息资源。
        　　2、强化社会档案意识 
       　　有人群的地方就应有档案。可以说档案工作涉及整个社会的各个方面，涉及千家万户。因此，要保证档案工作的`有机运行，就要通过各种舆论形式，大张旗鼓地、坚持不懈地宣传档案法规，逐步使整个社会对档案工作的性质、任务和作用有所了解和认识，使广大干部群众理解、关心、重视和支持档案工作，在各自的工作中自觉遵照档案法规要求，收集、整理、保管和利用档案。
       　　3、转变利用者对档案利用工作的看法。档案工作是整个经济社会事业中不可缺少的一部分，纵观历史.古今中外，档案有着极为重要的作用，它的作用也是不可替代的，这已成为人们的共识。
        　　(二)必须不断加强档案工作基础设施建设 
        　　1、认真做好档案收集整理工作 
       　　要加强档案征集工作，确保档案原始资料丰富齐全;要把好接收关，改变以前档案门类单一，注意接收反映经济建设，科学技术的进步，各种专门、专业档案和新型载体的档案，应根据不同门类与载体形成的档案的特点，及时接收进馆，扩大馆藏范围。
        　　2、提高档案检索工作效率 
       　　能否及时准确地提供档案，为利用者服务.在很大程度上取决于有无完备的检索工具。今后，档案实行微机管理，为查档利用提供了更加快捷便利的服务。
        　　3、注重加强档案编研工作 
       　　利用馆藏档案，有针对性地编写资料，供领导和其他部门参考，为大家提供直接、便捷、周到的服务。编研工作是利用档案的很好形式。近几年来.各级档案部门都抓了这项工作，取得了丰硕成果。今后，还要紧抓不放，认清形势，开动脑筋，选准主题，编研出更多的资料.让档案在各项事业中发挥更大的作用。
        　　(三)必须提高档案管理水平 
        　　1、建立健全档案工作各项规章制度 
       　　为了更好地贯彻落实《档案法》，做好档案的提供利用工作，档案馆室应建立一套行之有效的制度，诸如《档案资料收集办法》、《档案接收制度》、《档案管理制度》、《档案利用制度》、《档案工作人员岗位责任制》等各项制度，这些制度规范了档案工作的各个环节上的程序和标准，明确了档案人员工作范围和职责，使档案利用工作建立在坚实的基础上。要毫不松懈地搞好规范化的落实，提高档案工作的管理水平，为档案利用工作创造条件。
        　　2、逐步实现档案管理现代化 
       　　随着自动化管理水平的提高和发展，最终将实现档案系统网络，实现档案信息综合管理和利用，实现异地查询，信息共享，将给档案的提供利用带来极大的方便。毫无疑问，档案管理向现代化的转变，将是一次历史性的变革。我们从现在起就要抓紧工作，创造条件尽快完成这个转变，实现这个变革。
        　　3、加强档案人员的学习 
       　　随着档案业务范围的不断拓宽和现代化管理设备的逐步使用，对档案管理工作的主体——档案人员提出了新的要求。跟上发展的步伐，适应发展的形势，就要利用各种形式抓好档案干部的政治、业务和科学技术的学习，不断提高“两个”素质，提高管理水平，充分发挥档案的作用，为“四个文明”建设提供及时、准确、周到的服务。
        　　(四)必须创新档案资源开发利用方式 
        　　1、认真做好查(借)阅登记工作 
       　　查(借)阅登记是各馆室在档案查(借)阅时必须做的一项工作。在登记时，要认真负责，按项目一一填写清楚，必须填写的项目不要漏填;要把查(借)阅档案的利用目的，填写清楚，不可填写得太简单，如“工作参考”等，而应填明作那一项工作参考，填明具体内容和将起到的作用和效益，这样便于提供实际效益的线索和确定有否必要进行跟踪调查等。
        　　2、搞好咨询服务 
       　　咨询服务是档案人员根据利用者的要求，从档案信息和与档案有关的知识，采用进行个别解答问题的方式，为利用者解决疑难问题的一种服务工作。
        　　3、建立用户联系制度 
       　　为了及时取得利用信息，可以建立用户联系制度，即把用户的姓名、单位地址、联系电话和邮编等一一登记在册，以便与用户联系。
        　　4、分发档案信息反馈表 
       　　即在用户查(借)阅档案后发给一张档案利用信息反馈表，主要内容包括利用单位、利用人、时间、案卷名称和获取的社会效益、经济效益等。
        　　5、实地调查和电话采访 
       　　根据用户查阅时登记在案的线索，可以及时到实地调查或电话采访.掌握利用效果的第一手资料。
        　　6、及时编发档案利用社会效益、经济效益实例 
       　　反馈的信息仍要通过编辑再重返社会，这样既可进一步宣传档案的作用和价值，又可使社会各界进一步了解档案、熟悉档案，进而激发社会各界利用档案的积极性。
        　　7、搞好编研工作 
       　　档案编研，就是根据利用需要，通过档案的分析研究，按照一定的主题，对档案存有的大量信息进行筛选、归纳、综合、摘编等，编印成各种档案参考资料，从而使档案信息资源更准确、系统、精练，更便于利用。
       　　综上所述，做好档案管理工作，档案利用数据统计是必要的，也说明了档案利用工作的一个侧面，但更重要的是要了解、收集档案的实际效益，有利于进一步加强档案信息资源的开发利用工作，为社会各界和经济建设服务。

5. 档案管理的有效方法

    　　导语：档案管理工作做得如何，是衡量单位工作业绩与管理水平的重要尺度，是提高单位工作质量和工作效率的必要条件。为进一步促进单位科学发展提供了第一手资料。
       　　档案管理的有效方法          　　一、档案管理标准化 
       　　档案管理，要严格按照国家档案部门制定的标准执行，高机制，高效率的开展工作，做好档案收集，整理，鉴定，统计，归类及后续档案保管工作，充分有效利用到档案装具，档案著录，库房管理等各执行标准上。
       　　档案管理人员都应承担起所负责任，要明确责任范围。以国家档案管理工作目标作为标的物、严格要求自己，评定自身工作好坏，实行目标管理最大化，根据标的物的管理工作要求制定自己的具体目标及工作计划，力求使档案管理工作达到具体化、规范化、标准化并落实到自身所负其责。
        　　二、建立健全档案的管理制度，保证档案的安全运行 
        　　1.加强档案安全管理现代化 
       　　利用先进的技术手段，解决档案信息安全管理中遇到的问题。档案种类繁多，形式各异，要加强档案管理系统的建设，科学规范化的管理。要有专门的库房置放保存档案，专人负责管理。分类专柜，排列整齐，做好档案区域划分，健全档案检索工具，科学高效管理。做好库房通风工作，卫生整洁。库房管理要配备防火、防盗、防潮、防鼠、防虫、防尘、防光等安全设施和措施以保护档案，绝不可轻视形式化。
        　　2.建立档案工作管理和查询 
       　　调阅网络，在领导的统一负责指挥下，提出档案工作的具体要求，包括业务档案在内，一定要切合实际，具体制定档案管理的各项规章制度，做好档案调阅权限和保密工作，对档案管理进行层级监督管理、指导，提出合理规范化的意见，档案室人员应深入各科室，了解各科室主要业务活动，以便对各科室的业务档案提出统一的立卷，资料档案归集要求，统一安全存放置归档，保证各业务科室具有保存和利用价值的文件材料，能够及时立卷和定期向档案室归档。最后要严格有关的档案借阅手续，杜绝档案乱置，防止破损、分散流失。
        　　3.集中化管理档案 
       　　加强领导、分级集中、各负其责。通过统一的领导、达到档案的管理安全和有效的利用。
        　　三、档案管理人员应爱岗敬业 
       　　档案管理人员要爱岗敬业，尽职尽责;因各科室档案归集类别不同，调阅方向曲集，所以档案管理人员应根据档案材料来源广，使用范围大的特点：
       　　1.把握文件收集的主动权，不留余力应做到腿勤、嘴勤、手勤，主动上门跟踪收集零散的文件资料，做到随时收集随时整理，做到不怠慢，不懒散，力求档案管理工作顺利开展。
       　　2.加强与各部门的联系沟通，各科室部门设置档案接口人员，方便与档案管理人员进行交接，避免借阅归档时错记、遗漏。同时阶段工作结束或年度工作结束，档案管理人员应主动上门将形成的文件材料收集，力使档案资料及时有效的归置入档。
       　　3.应加强宣传档案管理工作的重要性，以多种形式宣传档案法律法规，普及档案知识，不仅增强档案管理员的档案意识，也要普及至各科室员工，相互配合文件资料的收集和归档工作，促进档案工作的开展。
        　　四、加强档案管理人员的业务能力和素质 
       　　在当今的科技信息网络发达时代， 随着社会经济的不断提高发展，科学技术的进步创新，档案管理工作的重要性也越显突出。档案管理人员更应掌握专业知识，开拓进取，优化知识结构，要积极参加教育培训，全面提高业务能力和素质培养，才能更好地做好档案管理工作。要结合工作实际情况，拓宽并更新知识面，不断学习掌握现代技术网络系统档案管理平台，尤其是计算机知识和信息知识，努力使自己成为综合型档案管理人才，提高业务水平。
        　　五、增新档案资料整合收录工作、加强档案现代信息化管理 
       　　要想切实提高档案的有效管理，就必须实现档案的现代化管理，使企业的设备技术现代化、管理标准化、资料输出的`合理化。虽然大家熟知标准性的现代化技术包括：微机检索技术和网络技术等，可是能够充分利用这些技术来作为保护好档案管理的硬件还是不够的，在利用好现有档案这一宝贵信息资源的前提，仍需要进一步开发资源，收集和整合更多有价值的资料，来满足当今企业对档案信息的横、纵向需求，要把档案的资源开发与利用作为重点工作，作为目标工作，档案信息量的多少局限了企业的发展所汲取的营养资源，所以定期存储档案内容，增新有价值的信息储存量，发挥档案信息的最大利用功能。

6. 做好档案管理工作的方法

    　　导语：档案管理工作是企事业单位日常工作的重要组成部分，各级管理部门要合理认识到该项管理工作的重要性。要加强日常档案管理工作，有效解决工作中遇到的问题。
       　　做好档案管理工作的方法          　　一、加强档案意识，充分认识做好档案管理工作的重要性 
       　　一直以来，由于各种原因，相关机构对档案和档案工作没有进行足够有效的宣传，社会公众对档案这门重要学科的认识相对匮乏，认识不到档案工作对社会发展的重要性。作为掌握大量公共信息资源的传统档案工作者，往往把自己定位为一个被动的服务者，认为自己最大的责任是管理好档案，不重视档案的编研工作和档案开发利用。
       　　“重藏轻用，重保密轻开放，重质量轻服务”的现象普遍存在于当前档案工作中，造成室藏内容单一、门类不全，档案信息资源得不到有效开发利用。
       　　实际上，做好档案管理工作是一个单位健康发展的需要，档案管理工作是单位管理工作的一部分，是提高单位工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作。科学规范的管理档案，是衡量一个单位业绩与管理水平的重要尺度。
       　　单位档案记载着这个单位发展史上的优秀成果，对研究本单位的经营业绩和科学发展提供了第一手资料，是进行科学分析，扬长避短，制定发展方向的好教材。[1]因此，要想做好档案管理工作，我们必须加大宣传力度，强化人们的档案意识。
        　　二、利用各种资源，推进档案建设的信息化，实现档案的现代化管理 
       　　随着时代和社会的发展，档案管理面临着许多亟待解决的问题，诸如档案数量越来越多，数量的庞大给保管和提供利用带来困难。因此档案信息化建设是实现档案管理现代化的客观要求，是提高档案服务水平的必由之路，是顺应时代发展的必然趋势。
        　　1.档案部门应配备相应的档案现代化管理设备。 
       　　“工欲善其事，必先利其器”。档案现代化管理必须建立在计算机和现代通讯设备的支持上，否则就只能是一句空话。随着档案信息量的剧增，人们需要采用先进的计算机技术，实现档案全方位、多层次、多功能的现代化管理，尤其是使用多媒体技术，将传统的纸质载体的档案材料转化为全文、全图、全声的光盘储存，并实现全屏幕自动检索。所以，计算机及其配套设施必须跟上，以满足档案管理现代化的起码要求。
       　　利用计算机检索档案，档案馆将从保管史料的基地，发展为名副其实的科学研究和各方面利用档案信息的中心，使档案信息的处理传递的时间大大缩短，节约利用者查阅档案的时间，有效提高查全率，提高服务质量。
       　　另外，微缩技术与计算机的广泛应用，将给档案的保管带来极大的方便，档案的体积大为缩小，以计算机输出微缩胶卷(片)的形式提供档案材料，能确保档案原件不受损坏，使之“延年益寿”，留传给子孙后代。建立计算机检索终端，提供快速复印和复制服务，利用者从显示屏幕上可速查阅到所需的档案材料，获得所需的复制本，给利用档案创造极为方便的条件。
        　　2.设计科学先进的档案管理软件，建立档案信息网络系统。 
       　　档案现代化建设是一项系统工程，包括总体设计、设备选型、软件开发、档案整理、扫描录入、系统管理、光盘备份、查询管理、安全措施等一套硬件加软件的系统。由于各机关单位日常工作每天都要产生大量的文字档案，需要进行录入、保管，因此该系统应采用双服务器、磁盘阵列存储、高速扫描仪集中扫描、光盘和磁带双备份的解决方案。
       　　同时，为了提高利用率，还应设置适当的档案查询系统，通过触摸屏查询与文档网络上传输达到资源共享的目的。
       　　此外，还应将电子档案管理类别细分为操作管理、系统环境管理、档案密级管理、卷内目录管理等，从而从机制上提高机关信息共享能力，使更多的人享用现代化高新技术的便利，准确、全面、快捷地获取所需档案信息，也让利用者有更多的机会接触、了解到档案，增强档案意识。
        　　3.做好档案信息的有效开发。 
       　　档案部门应着眼于实际工作的需求，按照归档范围，做好档案的收集工作，及时整理、立卷、归档，积极丰富馆藏。档案的价值在于利用，在于为社会公众、社会组织各项工作服务，这是档案工作的永恒主题和根本目的，而档案的自身性质也决定了档案工作的服务性。
       　　因此我们要改变重藏轻用的传统观念，加大档案信息开发的力度，除了制定多种检索工具，还要积极开展档案信息材料的二次、三次开发，编制各种编研材料，同时要注重编研材料的时效性，比如，及时修编大事记、院史、校史、专题汇编等，做好主动服务。
       　　这样才能使档案价值得到最有效的开发利用，提高档案的利用率，增强人们对档案的依赖意识。还要开展档案现代化管理的宣传工作。开展宣传工作是优化档案网络建设软环境的重要手段。宣传的实质是一种信息的沟通，通过有效的信息交流和传递，达到网络建设者和组织管理者在观念上、步调上的一致，为工程建设营造良好的人文环境。
        　　三、加强档案管理人才综合素质的培养 
       　　档案工作者既然是信息工作者，那么就要具备一定的信息能力，这才能适应信息资源管理工作的需要。档案工作人员要适应信息资源档案管理工作的需要，就必须提升信息收集和管理的能力，充分发挥主观能动性、创造性，努力提高知识水平和管理能力。由于设备的现代化，档案种类和载体的多样化，管理方法要不断改革。[2]因此，提高档案工作者的综合素质有以下途径。
       　　首先，对档案工作者进行职业道德教育，培养其职业奉献精神和高度的责任感，增加他们的档案法规意识;结合实际抓好档案人员的继续教育，提高其业务能力和操作技能;另外，档案工作者也不能忽视对其它学科知识的学习与借鉴，比如工作中对公共关系学、心理学的运用，主动深入到各项工作中去，了解情况，沟通思想，掌握利用者的'心理，改善更新服务方法与手段，全方位拓展档案部门的社会功能，树立档案部门与工作人员的良好形象，从而促进档案意识建设，推动档案工作的全面发展，使档案工作更好地为社会主义各项事业服务。
       　　其次，档案工作者既要熟悉文件档案管理系统流程和基本要求，又要掌握一定的计算机基础和基本技能，努力做到二者的有机结合，熟练地运用信息技术，处理和解决信息资源管理中的问题。
       　　再次，现代社会是一个纷繁复杂的社会，处于不断的发展变化中，档案的信息资源管理巩固要求档案工作者具有敏锐的观察能力和迅速的反应能力，观察是获得信息，收集、征集、挖掘有价值档案的第一步。
       　　档案工作者要善于观察分析，既做到寻找能够留住历史的有价值的档案，又做到寻找档案中能够激活历史并为显示服务的有价值的信息，分析和综合是发掘信息、开发高层次档案信息的重要方法。
       　　档案工作者通过细致周密的观察，缜密的分析、判断、综合，就能够从纷繁复杂的表象中发掘有价值的信息，做好档案的收集、整理、鉴定的工作;就能透过现象看本质，从档案信息资源中发掘出阐明问题、建议合理、带有参考和指导意义的信息。
       　　最后，档案工作者必须具备一定的调查研究能力和组织协调能力，掌握实际工作的基本方法。要真实、全面地留住历史，就必须深入实际调查研究，全面了解社会历史的真实面貌。
       　　要为社会提供服务，就要在客观、全面、科学的原则指导下，不断提高调查研究能力，这样才能了解和掌握社会需求，进而满足社会和人们不断增长的信息要求。在实际工作中，档案工作者往往是面对一个地区或一个系统开展工作，需要组织建立工作网络，需要进行档案信息资源建设的管理，需要培养、指导档案员的工作。
       　　要做好这些工作，档案工作者就要学习掌握组织和协调的有关原理，具备一定的组织能力和协调能力，通过自己的努力，在工作网络中建立起互相理解、相互支持、相互协作、相互配合的关系，形成工作合力，按岗位、分层次、多渠道、多形式地进行教育培训。
       　　档案是人类社会的记忆工具和知识结晶，是国家信息资源的重要组成部分，在经济社会资源结构中占有重要地位，具备保存人类文化遗产、维护历史真实面貌、资政襄政、宣传教育等社会功能。档案管理工作者要用科学的发展观严格要求自己，不断提高档案管理的能力，才能做好档案工作，促进文化的交流与发展，为社会经济发展社会稳定作出贡献。

7. 怎样做好档案管理

档案管理规定 

一、档案管理 
（一）凡是能准确反映公司各项业务活动的文件、材料、声像、报表，都必须及时归档，确保完整无缺。 
（二）文档管理员必须坚持文书随时立卷的归档制度，并分门别类，做好收集、整理、立卷、归档工作。 
（三）档案内容包括从成立之日起每年在经营管理工作中形成或公司制发的应归档的文件材料。 
二、文书档案管理 
（一）归档范围 
1、行政综合类：包括重要的会议材料；制定的内部法规性、政策性文件；组织变革、变迁、大事记、年报等文件材料；发展规划、工作总结汇报；政府机关颁发的重要文件。 
2、组织人事\教育培训类：员工变动表、花名册、教育培训卡。 
3、会计统计类：年度计划、统计报表、财务会计预算报表及其说明，各种季度报表、月报表，政府主管部门下发的有关文件材料。 
4、质量管理类：质量管理方面的制度。 
5、技术类：产品及生产方面技术文档。 
6、销售纪事类：公司大规模的销售活动纪事。 
（二）文书的档案立卷 
1、归档的文件材料种类、份数以及每份文件页数，均应齐全完整。 
2、在归档的文件材料中，应当将每份文件的正本与副本、印件与定稿、请示与批复，分类一起排列，不得分开。 
3、不同年度的文件一般不得在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文，放在请示年立卷；跨年度的规划，归在文件所针对的第一年立卷；跨年度的总结，放在所针对的最后一年立卷，跨年度的会议文件，归在会议召开的年度立卷。 
三、归档时间 
公司经营管理活动中的各种合同及常规性报表，根据各自不同的时限要求及时上缴总经理和人力资源部；其它各类档案如声像档案、活动档案、工程档案等由各部门暂时保管，月底统一汇总到人力资源部。会计档案由财务部自行保管。 
四、档案的借阅及销毁 
（一）借阅档案需按规定办理借阅手续，在规定的范围内查阅。不得在档案上涂改、撕毁，并应及时归还。 
（二）会计档案一律不准外借。内部调阅应经财务负责人同意。外单位因特殊需要，查阅有关会计档案时，应持正式公文，并经公司领导同意。查阅会计档案时不得将档案带出公司；如需摘抄、复印，应经财务负责人同意方可办理。 
（三）定期对档案进行鉴定，准确地制定档案销毁清单，对失去保存价值的档案，登记造册，经人力资源部负责人审核，报公司领导批准后方可销毁，销毁时需有两人以上参加，并在销毁清册上签字。

8. 提高档案管理工作的实效方法有哪些

　　一、增强服务意识，提高服务水平，争取领导重视
　　无论任何单位的任何一项工作，都必须得到领导的重视，才能使这项工作顺利开展，档案工作也如此。领导对档案工作的价值和认识程度，决定着他们对档案工作的态度，从而在很大程度上决定着档案工作的发展。把档案工作列入议事日程，是规范档案工作的需要。档案管理人员应该充分发挥其主观能动性，以实际行动去影响并争取领导的重视。要使单位的档案工作更好的发展，领导和档案人员都必须同时重视档案工作。档案人员的工作态度、工作效率、工作质量、工作成果是决定档案工作好坏的根本原因。这个根本工作是内因，领导的重视是外因，外因必须通过内因起作用。然而如何发挥主观能动性，争取领导重视，档案管理人员应当做到如下几点：
　　1、加大档案宣传力度，使领导增强档案管理意识。
　　有的单位领导对档案工作重视不够，很多都是因为缺乏档案意识，认为档案工作在一个单位可有可无，因此，对领导加强有关档案方面的宣传是十分必要的，要经常把有关文件、材料给领导看，在领导的脑海里留下印象，尤其是一些与本单位密切相关的材料，很可能会使领导看后受到启发，并在实践中加以应用。档案管理人员要经常向领导汇报档案工作情况，多谈一些搞好档案工作对单位的益处，使领导更加重视档案工作。
　　2、爱岗敬业，使领导满意自己的工作。
　　领导是否重视档案工作，很大程度上取决于对档案工作人员的工作满意不满意。因此作为一名档案工作人员首先要热爱本职工作，忠于职守，在领导和群众心目中留下一个好的印象。
　　二、拓宽视野，加强现有资源的综合利用，实现现代化档案管理
　　随着改革的深入发展，档案管理面临着许多亟待解决的问题，诸如档案数量越来越多，给保管和提供利用带来困难。管理方法手段的落后直接影响档案的质量，只有实现现代化档案管理，才能有效地解决新形势下出现的问题。
　　1、增强责任感，提高管理意识。
　　档案管理是一门专业性很强的工作，管理人员既要有高度的工作责任感，良好的职业道德，细心办事的工作态度，乐于奉献的工作精神，又要有扎实的管理档案的基本技能。因此，档案管理工作者只有涉猎广博的专业知识，不断开拓视野，优化知识结构，提高综合素质，才能做好新时期的档案管理工作。
　　2、不断加强学习，掌握管理技能。
　　目前，电子计算机技术在档案管理中的广泛运用，可以系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、汇集统计等工作，这种现代化科技手段和先进操作管理技术，都迫切需要档案管理工作者去掌握和运用。档案管理数字化、信息化都是信息社会对档案工作的要求，也是档案工作者的必然方向。所以，档案管理工作者要结合自己的岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别是要注重计算机知识、信息文化的学习掌握，努力使自己具备信息知识和网络文化的综合型档案管理人才。
　　3、利用现有资源，整理档案。
　　档案记载着丰富的信息，成为一种丰富的信息资源。但档案的整理工作繁琐，重复劳动多，劳动强度大。而利用计算机等现代化手段整理档案，则可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，尽管都依照统一的标准，但因每个人的理解能力不同，对同一个文件有不同的分类，因此不可避免的产生分类不准的现象，影响案卷的质量，给利用工作带来不便。因此，要发挥计算机的管理优势，减少手工操作，提高工作效率。
　　三、加强档案管理教育培训，提高管理人员综合素质
　　档案管理人员的业务素质水平直接影响档案管理工作的质量，为了使档案工作人员能够适应档案管理工作的需要，首先要充分发挥档案工作人员的主观能动性、创造性，努力提高档案人员的知识水平和管理能力。由于设备的现代化，档案种类和载体的多样化，管理方法要不断改革，因此，对档案工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。
　　1、提高认识水平，强化继续教育。
　　发展继续教育需要解决的问题很多，首先，要解决思想认识问题。要充分认识到档案人员继续教育在档案事业发展中的战略作用和实际意义，认识当前档案事业的发展，档案服务质量的提高，其根本出路在于档案人员整体素质的不断提高。其次，必须真正培养档案管理人才，将档案管理工作者的教育培训列入重要的议事日程。
　　2、加强制度建设，建立健全运行机制。
　　加强制度建设，建立良性运行机制是开展档案工作者教育培训的关键和保证。首先，要建立和健全继续教育的管理制度，如登记、统计、考核、评估、奖励制度。其次，要建立继续教育的约束和激励机制。约束和激励机制可以促使档案管理工作者产生紧迫感和危机感，主动地参加定期的继续教育，更新知识，提高业务能力和水平。比如，档案管理工作者上岗前和轮岗后的岗位培训，档案专业技术人员获得的专业技术职务可由终身有效改为动态管理。这样，便可以激发档案工作者增强参加教育培训的主动性和积极性。
　　3、加强综合培训，提高业务水平。
　　从实际出发，按岗位、分层次、多渠道、多形式的开展教育培训。坚持“学用结合，按需施教，重视实效”的方针，切实遵守学以致用的原则。一是要给档案专业人员提供全面系统学习档案专业知识的机会，尽快提高其专业水平。给档案专业人员提高吸收、补充档案学新理论、新方法、新观念的机会，弥补一次性教育的不足。二是要普及相关学科知识。档案工作融汇了许多相关学科知识，如哲学、历史学、心理学、行为学等，档案工作者的继续教育应注重对相关科学知识的补充和更新。三是要强化现代科技知识的学习。现代科学技术的广泛应用是档案工作的特征之一，也是档案现代化的标志之一，档案工作者应加强对信息技术、计算机、科技软件等新技术的学习，并灵活运用到实际工作之中。
　　4、建立奖惩机制，细化考核监管。
　　  进一步提高档案管理人员对档案管理工作的认识，要通过各种形式对他们进行《中华人民共和国档案法》和国家有关档案工作规定的宣传教育，使档案管理人员充分认识到搞好档案管理工作是自己应尽的法律责任和义务，增强自觉性，为提高效率创造条件。把档案材料的积累工作纳入档案管理人员的责任制，加强对档案材料的控制、积累并进行检查考核，做到奖罚分明。要建立一个档案管理组织的领导体系，加强对档案工作的领导、指导、检查和考核，不断提高档案管理工作水平。